Автоматизация банковского страхования. Система автоматизации страховой деятельности Автоматизация расчетов по страхованию ответственности

Автоматизированные системы в страховой деятельности.

Страхование – система отношений по защите имущественных интересов физических и юридических лиц при наступлении определенных событий (страховых случаев) за счет денежных фондов, формируемых из уплачиваемых ими страховых взносов (страховых премий).

Истории страхования уже несколько веков и как доказывает опыт страхование – мощный положительный фактор воздействия на экономику. Страхование повышает инвестиционный потенциал, поддерживает стабильность и устойчивость экономического развития, формируя механизмы защиты всех субъектов общественного производства.

Многие страховые компании, аккумулируя большие средства, занимаются кредитованием отдельных сфер и отраслей хозяйственной деятельности. Страховые компании занимают ведущие (после коммерческих банков) позиции по величине активов и по возможностям их использования в качестве инвестиций. Сосредоточенные в них ресурсы имеют долгосрочный характер, что дает им преимущества по сравнению с коммерческими банками, привлекающими краткосрочные средства.

Страховой рынок – часть финансово-кредитной сферы регулируется государством. Регулирование и контроль государством страхового рынка необходимы для обеспечения его стабильности. Государственное регулирование страхового рынка осуществляется посредством специальной налоговой политики, разработкой законов регламентирующих деятельность сторон, участвующих в процессе страхования. Контрольные функции возложены на федеральную службу России по надзору за страховой деятельностью.

Основное звено страхового рынка – страховая компания. Страховая компания - определенная форма функционирования страхового фонда. Страховая компания представляет собой организационно обособленную структуру, которая осуществляет заключение договоров страхования и их обслуживание, является юридическим лицом. Страховая компания - самостоятельно хозяйствующий субъект, действующий на основании устава.

Анализируя состояние страхового рынка и свои возможности, компании самостоятельно определяет сферу деятельности, выбирают виды страхования.

На страховом рынке существует разнообразные типы страховых компаний.

Акционерные страховые общества;
Государственные страховые компании;
Перестрахов очные компании (перестрахование - система экономических отношений, в соответствии с которой страховщик, принимая на страхование риски, часть ответственности по ним передает на согласованных условиях другим страховщикам с целью создания сбалансированного страхового портфеля);
Общества взаимного страхования (организационная форма страховой защиты, при которой каждый страхователь одновременно является членом страхового общества, т.е. это объединение страхователей в целях обеспечения взаимопомощи). Ему в меньшей степени присуща коммерческая направленность, чем акционерному страхованию;
Негосударственный пенсионный фонд (форма организации личного страхования, гарантирующая выплату дополнительной пенсии по достижению пенсионного возраста).

Страхование классифицируется по сферам деятельности, формам проведения, по форме организации, по видам страхования.

По сферам деятельности страховых организаций различают внутренний, внешний страховые рынки.

Формой проведения страхования может быть обязательная или добровольная.

Возможны следующие формы организации: государственное, акционерное, взаимное, кооперативное общества.

Основные виды страхования: страхование имущества, личное страхование, страхование ответственности, страхование экономических рисков.

Сегодня ни одна из российских страховых компаний не может обходиться без использования автоматизированных информационных систем различного назначения и уровня сложности. Страхование является особым видом бизнеса, который в очень большой степени зависит от способности компании накапливать и оперативно извлекать и обрабатывать большие объемы точной и достоверной информации. Поэтому внедрение полноценной обработки данных является для страховщиков одним из важнейших элементов рыночного успеха и условием динамичного развития.

Наличие большого количества организационных форм, типов страховых компаний, видов страховой деятельности, а также различные финансовые возможности отдельных компаний, определяет требования к используемым и проектируемым автоматизированным системам страхования. У компаний очень велики различия в уровнях притязаний, масштабах задач, подлежащих решению с помощью компьютерных средств и в самих используемых средствах. Соответственно, различаются и результаты использования компьютерной техники. На одном конце шкалы, у ее начала использование локальных, не объединенных в сеть дешевых персональных компьютеров в сочетании с пиратскими копиями программных продуктов, ориентированных на индивидуальное применение Word, Excel, ACCESS.

На другом конце шкалы располагаются системы, состоящие из мощных центральных компьютеров от IBM, DEC, Hewlett-Packard или Sun, к которым подключены одна или несколько локальных вычислительных сетей из десятков персональных компьютеров. Система включает удаленные офисы, для которых разработано (или разрабатывается, или приобретается) специализированное программное обеспечение, ориентированное на максимальное ублаготворение потребности данной страховой компании. Между этими крайними вариантами находится все многообразие промежуточных сочетаний стратегии, тактики и результатов автоматизации в страховании.

Основные функции страхования:

Формирование специализированного страхового фонда денежных средств;

Возмещение ущерба и личное материальное обеспечение граждан;

Предупреждение страхового случая и минимизация ущерба

Автоматизированные информационные системы страховых компаний должны охватывать все элементы технологического процесса.

Рассмотрим основные функциональные задачи, реализуемые в автоматизированных информационных системах страхования:

Заключение договора страхования . При заключении договора необходима проверка наличия ранее заключенных договоров, случаев страховых выплат; расчет поправочных коэффициентов к тарифной ставке и определение особых условий для каждого страхователя; определение комиссионных агенту; занесение договоров в базу данных, выдача необходимых документов.

Внесение страховой премии (страховая премия - плата за страховой риск страхователя страховщику в силу закона или договорастрахования). Перечисление денежных средств по счетам.

Окончание договора страхования. Расчеты со страхователем; перемещение информации в базу данных для формирования резервов.

Наступление страхового события . Расчет возмещения; проводка денежных средств; корректировка базы данных.

Расчет базовых тарифных ставок по видам страхования . Накопление информации по конкретным видам страхования, основным страховым событиям; расчет страховых ставок на основании статистических данных.

Расчет резервного фонда. Анализ состояния счетов по видам страхования по суммам и количеству договоров; расчет резервного фонда по нормативам и по фактическому состоянию.

Анализ страхового портфеля. Прогнозирование тенденций развития страхового рынка, анализ состояния собственной деятельности, моделирование результатов принимаемых управленческих решений.

Анализ финансового состояния компании.

Ведение внутренней бухгалтерии. Расчет заработной платы сотрудников; учет основных и оборотных средств, расчет и перечисление налогов и т.д.

Ключевым принципом построения автоматизированной системы страхования является комплексность и единое информационное пространство. Такой подход позволяет обеспечить непрерывность технологического цикла компании, избежать дублирования входной информации, а также ее передачи на бумажных носителях между подразделениями.

При автоматизации работы страховой компании создается базы данных, которая должна содержать всю необходимую информацию:

договоры страхования и перестрахования;
страховые полюсы;
- платежные поручения;
- заявления на выплату страхового возмещения;
- акты о страховых случаях и т.д.

База данных должна содержать все договоры за длительный период времени, так как при заключении новых договоров необходимо просмотреть информация обо всех имеющихся ранее договорах и выплатах по данному клиенту. Такая информация требуется для дальнейшей работы с клиентом, например, предложению новых услуг, а также при расчетах тарифов, ставок взносов.

Многие страховые компании имеют сложную территориально распределенную структуру: головную организацию, региональные организации, отделения, представительства или агентства компаний, а также удаленных пользователей сети. Удаленные пользователи - это сотрудники, проводящие рабочий день вне офиса компании, например, инспекторы, агенты страховых компаний, проверяющие или руководители, находящиеся в отпуске или командировке. На каждом уровне свое необходимо техническое обеспечение и базы данных.

В головных организациях одна или несколько высокоскоростных локальных вычислительных сетей с мощными ЭВМ, файловыми серверами, с использованием сетевых СУБД.

Региональные организации могут представлять крупные подразделения и должны оснащаться собственными мощными ЛВС и обеспеченные выделенными каналами связи, для обмена информацией с головной организацией.

Отделения страховых компаний располагают небольшими локальными сетями и каналами связи с региональными офисами.

Представительства или агентства страховых компаний имеют в распоряжении один или несколько компьютеров.

Удаленные пользователи сети используют ноутбуки или портативные компьютеры, оснащенные модемами.

Большое значение для фирм с территориально распределенной структурой имеет вопрос организации информационного обмена и осуществление надежного информационного взаимодействия между такими подразделениями. Необходимо предоставить доступ к одним и тем же данным группам пользователей, территориально удаленным друг от друга. Например, в региональных организациях должна накапливаться информация об операциях совершенных в отделениях, находящихся иногда в разных городах губернии или в головной организации необходимо собирать сведения из региональных офисов разбросанных по всей стране, в разных странах или даже на разных континентах, тем не менее необходимо организовать обработку, чтобы результаты операций должны быть одинаковыми на всех уровнях страховой компании.

В системе базы данных существуют на трех уровнях:

в отделения, там, где и возникает основной объем информации, где ведется работа по страхованию. Здесь хранится информация по операциям данного отделения;
в региональных организациях накапливаются данные всего региона;
в головной организации содержатся сведения отражающие работу компании в целом.

Существуют два подхода к организации обработки распределенных данных:

технология распределенной базы данных. Такая база включает фрагменты данных, расположенные на различных узлах сети. С точки зрения пользователей она выглядит так, как будто все данные хранятся в одном месте. Естественно, такая схема предъявляет жесткие требования к производительности и надежности каналов связи.

технология тиражирования. В этом случае в каждом узле сети дублируются данные всех компьютеров. При этом: передаются только операции изменения данных, а не сами данные, передача может быть асинхронной (неодновременной для разных узлов), данные располагаются там, где обрабатываются. Это позволяет снизить требования к пропускной способности каналов связи, более того при выходе из строя линии связи какого-либо компьютера, пользователи других узлов могут продолжать работу. Однако при этом допускается неодинаковое состояние базы данных для различных пользователей в один и тот же момент времени. Следовательно, невозможно исключить конфликты между двумя копиями одной и той же записи.

Для страховых компаний второй подход предпочтителен, так как полная синхронность информации не обязательна, достаточно приводить базы данных в соответствие раз в сутки.

В подразделениях страховых компаний персональные компьютеры объединены в локальную сеть. Для каждого специалиста создается специализированное автоматизированные рабочие место (АРМ), т.е. персональные компьютеры оснащаются прикладными программами методическими, языковыми средствами, позволяющими организовать работу специалистов компании. На каждом рабочем месте реализуются только те функции, которые осуществляет конкретный специалист. Специалист получает доступ только к той части базы данный, которая необходима по роду его работы.

Эффективного использования информационных технологий требует, в первую очередь, реорганизации бизнес - процессов. С другой стороны только использование автоматизированных информационных технологий позволяет осуществлять многие новые подходы к страховому бизнесу. Крупные западные компании разработку новых автоматизированных систем, предваряют научными исследованиями, выявляющими перспективные направления развития бизнеса, с целью усиления своих позиций на страховом рынке.

Концепция обеспечение доступа к информации в произвольный момент время и из любого места (в противоположность существующей концепции каналов распространения) означает предоставление потребителю выбора любого из многих возможных способов обращения к услугам компании. Концепция уже широко используется фирмами, работающими в таких отраслях как финансовые услуги и розничная торговля. Точка доступа в данном случае означает предоставление потребителю выбора любого из многих возможных способов обращения к услугам компании. Для реализации данной концепции необходим доступ клиентов, как к специалистам, так и к базам данных страховой компании по каналам связи (электронная почта, сайт компании), через абонентскую службу, обычную почту, телефон, факс.

Разработаны CRM-системы (Customer Relationship Management), обеспечивающие комплексный подход к автоматизации работы с клиентами и направлены на предоставление максимально удобного для потребителя сервиса CRM. CRM - это набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в области продаж, маркетинга, обслуживания и поддержки клиентов. Программное обеспечение позволяет координировать работу различных каналов взаимодействия компаний с клиентом. Использование современных CRM-систем дает возможность также оценить эффективность затрат на различные маркетинговые программы и акции.

При этом поддаются анализу не только первичный отклик потенциальных клиентов, но и конкретные финансовые показатели, даже если между проведенной акцией и заключением контракта проходит несколько месяцев. Более четкая организация работы дает возможность сконцентрировать усилия на определенной целевой аудитории, управлять процессом привлечения клиентов. Внедрение CRM-системы позволяет не только расширить клиентскую базу, но и сделать сбыт прогнозируемым. Говоря о хорошем послепродажном обслуживании, мы в первую очередь имеем в виду профессионализм и своевременность отклика на обращение клиентов. Сервисное обслуживание высокого уровня обеспечивает удержание и лояльность клиентов, а CRM-система поможет наладить бесперебойную и качественную работу обслуживающего подразделения.

Все это говорит о том, что внедрение CRM-системы не только повышает эффективность отдельных подразделений в компании, но способствует налаживанию четкого взаимодействия между ними.

Первое с чем сталкивается клиент, которому нужна помощь страховой компании, это необходимость дозвониться в компанию. Современный мировой стандарт требует организации центров обслуживания, так называемых call центра. Call центр - это система для обработки большого количества телефонных звонков, позволяющая параллельно использовать технические и человеческие ресурсы для работы эффективной работы с клиентами.

Российские страховые компании - в отличие от западных, да и от российских же банков - пока не внедряют данную технологию. Та компания, которая первой рискнет вложить свои средства в создание call центра, сможет привлечь к себе большое число лояльных клиентов, т.к. невозможность сразу дозвониться, в случае возникновения страховая проблема - весомый повод искать себе другого страховщика.

Позвонивший клиент никогда не останется без ответа, причём взаимодействие проводится профессиональными сотрудниками, по чётко заданному алгоритму и с обязательной фиксацией подробной информации о всех операциях. При поступлении звонка, на какой либо из телефонных номеров, система автоматически определяет, с какого номера поступил звонок и к какой тематике он относится. Далее, определив тематику, система перераспределяет звонок к свободному оператору, который компетентен, отвечать по теме разговора. Одновременно с получением звонка оператор видит на мониторе информацию по теме поступившего звонка и подсказку с алгоритмом ответа и базой данных, которую нужно заполнить во время ответа оператора.

Если все операторы заняты, то включается система интеллектуальной обработки вызова и абонент получает информацию о прогнозируемом времени ожидания ответа оператора и с помощью голосовых меню может прослушать информацию по интересующей его теме. Так же он может самостоятельно ввести какие либо данные в систему. Call центр позволяет решить проблемы большинства позвонивших клиентов, переключая абонента на оператора только в нестандартных случаях.

Кроме того, программное обеспечение call центра предоставляет широкий спектр статистической информации по обслуживанию звонка, при совмещении которой с базой данных, заполняемых оператором, можно получить дополнительные данные (например, зависимость длины разговора или времени звонка от возраста позвонившего или района его проживания).

Разработчики автоматизированных систем страхования постоянно совершенствуют создаваемые программные продукты, расширяя их функциональные возможности, осуществляя комплексный подход в обработке информации, применяя новые информационные технологии. Тем не менее страховые компаний сталкиваются с большими проблемами при использовании информационных технологий. Причин тому несколько:

во-первых, нестабильность отечественного законодательства в страховании. Автоматизировать можно только стабильные процессы;

во-вторых, из-за больших различий в деятельности страховых компаний и динамичного развития страхового бизнеса, страховые компании представляют собой очень сложный объект для автоматизации. Работающие на этом рынке фирмы не в состоянии охватить все возможные варианты функционирования страховой компании. С другой стороны если бы такой продукт был бы создан, он был бы очень дорог как при первоначальном приобретении, так и в эксплуатации;

в-третьих, и это проблема не только страховых компаний, отсутствие правовой базы по сопровождению программных продуктов после продажи. Предлагая современные промышленные автоматизированные системы, обещая консультирование и техническую поддержку, разработчики
практически оставляют своих клиентов один на один с проблемами. А таких проблем возникает много:

Обещание необходимость обновления системы (система безнадежно устаревает за 2-3 года),

страховой деятельности. На рынке сейчас существует около 5-6 решений для страховых компаний в области автоматизации. Купив хорошее решение сейчас, страховая компания через 2-3 года обнаруживает, что ее система безнадежно устарела! Тогда начинают трясти компанию-разработчика, которая продала систему. Обычно на другом конце телефонного провода отвечают, что скоро выходит новая версия, за которую надо будет “немного” доплатить. При этом, обещают сделать скидки, как постоянным клиентам! Обычно такие скидки не превышают 30-40%.
Есть и другая проблема, когда бизнес начинает развиваться очень динамично и на рынок требуется выводить новые страховые продукты. Следовательно в системе необходимо что-то доработать, что-то где-то подкрутить… Такого рода работы, как правило, рассчитаются по отдельному прайсу! Только не думайте, что Вы у нас одни! Придется немного подождать… Позвоните завтра или через полгода…
Вот тут-то страховая компания подсаживается на крючек… в очередной раз. Немного посовещавшись, руководство принимает решение все написать самим или поручить какой-нибудь софтверной компании. И все возвращается на свои круги…
Вот это только самые первые проблемы, с которыми встречаются большинство российских страховых компаний.

Страхование – один из самых информационно насыщенных и информационно зависимых видов бизнеса. Автоматизация является одним из главных элементов стратегии развития страховых компаний. В страховой компании все бизнес-процессы тесно связаны, автоматизация отдельно взятой задачи практически ничего не дает, необходима сквозная автоматизация всех процессов в комплексе.

В страховом бизнесе основой всего является страховой продукт – услуга по различным видам страхования. Страховые продукты по одному и тому же виду страхования могут быть уникальными для разных страховых компаний, которые формируют и модифицируют свой набор условий, предлагаемый клиентам.

В настоящее время новые информационные технологии, основанные на прогрессивных методах и средствах обработки информации, использовании баз данных и пакетов прикладных программ, широко используются в различных отраслях человеческой деятельности, одной из которых является страхование.

Функционирующие страховые фирмы имеют различную организационную структуру.

Так, компания Росгосcтрах имеет трехуровневую структуру: федеральный, региональный и местный уровни. Наряду с этим, существуют фирмы с двух- и одноуровневыми структурами. Определенная организационная структура страховой фирмы предполагает определенную технологию обработки и анализа информации.

Фирмы со сложной организационной структурой, как правило, имеют более сложные информационные технологии. Кроме того, технология сбора, обработки и передачи информации на вышестоящие уровни в страховой компании с многоуровневой организационной структурой зависит от технической оснащенности каждого уровня и всей страховой компании. Персональные компьютеры, составляющие основу технической базы страховой компании, привели к широкому использованию автоматизированных рабочих мест на различных уровнях: местном, региональном, федеральном.

Технический уровень современных персональных ЭВМ, на базе которых создаются АРМ, позволяет делать их информационно-совместимыми друг с другом.

Информация, подготовленная на АРМ специалиста одного подразделения, может использоваться без повторной фиксации данных специалистами других подразделений страховой компании. Внутриуровневый обмен информацией осуществляется с использованием локальной сети. Межуровневый обмен информацией в многоуровневой страховой компании, как правило, реализуется с помощью средств дистанционной связи или передачи магнитных носителей. Так, в страховой компании Росгосстрах на местном уровне в результате автоматизированной обработки данных формируются по определенной структуре файлы телеграмм, которые передаются на региональный уровень. С помощью соответствующего программного обеспечения на региональном уровне осуществляется обработка полученных данных и формирование по определенной структуре файлов данных для передачи их на федеральный уровень.

Современные информационные технологии в страховании ориентированы на возможность адаптации к изменяющимся условиям работы страховых компаний:

1. Прежде всего, это вступление в силу закона «Об обязательном страховании автогражданской ответственности», который вызвал резкий рост количества договоров на страхование. А это означает большой рост объемов данных и появление других задач, решение которых невозможно без эффективных информационных систем.

2. Еще один важный фактор – изменение правил бухгалтерского и налогового учета и движение в сторону международных стандартов учета и отчетности. Достижение большей финансовой прозрачности компании для акционеров и руководства требует освоения новых методологий учета и построения совершенной информационной платформы с развитой аналитической подсистемой.

3. Рост различных видов страхования. Страхование жизни – самый востребованный вид страхования последних лет. Его доля в общем объеме взносов на протяжении 2003 г. колебалась на уровне 35 – 45%. Объемы по страхованию имущества, добровольному медицинскому страхованию (ДМС) и страхованию от несчастных случаев по итогам 2003 г. выросли.

4. Другим достаточно активным направлением развития страхового рынка стали программы страхования финансовых рисков, непосредственно связанных с бурным ростом кредитования населения в нашей стране.

5. Изменение законодательства, регулирующего лизинговую деятельность, вызвало появление в истекшем году новых страховых продуктов, рассчитанных на страхование ответственности лизингополучателей.

6. Появились и начинают внедряться в реальную практику страховые продукты, рассчитанные на защиту банков, осуществляющих потребительское кредитование.

Существуют проблемы, сдерживающие развитие страхового рынка России: неплатежеспособность потенциальных страхователей (как граждан, так и юридических лиц), несовершенство нормативно-правового регулирования страховой деятельности, монополизм крупных страховых компаний.

С другой стороны, у большинства страхователей существуют определенные страховые интересы, не удовлетворяемые российскими страховщиками: если рынок страхования лизинга по большей части сложился, что косвенным образом отражается в падении интереса к данному виду страхования у страховщиков, ранее активно на нем не работавших, то относительно страхования инноваций дело обстоит значительно хуже. Само понятие инновационных рисков для многих страховщиков нуждается в дополнительном пояснении.

5.2. Преимущества автоматизации в сфере страхования На необходимость в использовании в страховых компаниях автоматизированной системы управления указывает ряд следующих факторов, присущих страховому бизнесу:

Регистрация, хранение и быстрая обработка большого объема информации. Технология страхования предусматривает обработку больших объемов данных. Планирование деятельности базируется на актуарных расчетах и статистической обработке огромного объема информации, который накапливается на протяжении значительного периода времени. Это предъявляет повышенные требования к надежности хранения данных, поддержки их целостности и достоверности.

Оперативность принятия решений в условиях динамично меняющихся внешних обстоятельств. Выполнение договорных условий требует оперативной обработки и своевременной подготовки данных.

Необходимость в информационном взаимодействии подразделений страховой компании. Накопление и обработка данных происходит в различных подразделениях компании. При отсутствии автоматизированной системы управления сложно наладить постоянную информационную связь подразделений в рамках страховой компании в целом.

Использование автоматизированной информационной системы дает возможность:

повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией; это позволит руководству оперативно получать сводные данные, характеризующие финансовое положение компании в целом, оценивать эффективность работы подразделений, определить результаты деятельности по тому или иному виду страхования;

снизить расходы на ведение дел компании за счет автоматизации процессов обработки информации и упрощения доступа сотрудников компании к информации;

аналитическим службам проводить актуарные расчеты на основе единого банка данных, что позволяет компании осуществлять разумную тарифную политику;

руководителям среднего звена анализировать деятельность своего подразделения и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов;

повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями и филиалами компании;

гарантировать полную безопасность данных на всех этапах обработки информации;

изменить характер ручного труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

От того насколько хорошо автоматизирован процесс по заключению договоров страхования в страховых компаниях или у страховых брокеров зависят многие показатели:

качество и скорость обслуживания страхователей при заключении договора страхования
трудозатраты сотрудника на ввод информации в информационную систему
качество введенной информации и возможность её обработки
трудозатраты на информирование сотрудников компании об изменениях в условиях страхования
разграничение конфиденциальной информации между сотрудниками компании
механизмы контроля и мониторинга
возможности быстрого получения необходимой информации

Основная цель автоматизации дейятельности страховой компании или страхового брокера - это создание единого информационного поля, в котором будет находиться вся необходимая информация, используемая в компании. Чем больше данное информационное поле и шире охват операций, тем эффективнее работает страховая компания или страховой брокер .

Давайте рассмотрим процесс и схему наиболее распространенного варианта учета договоров страхования :

Варианты схемы могут быть различными, но в большинстве случаях деятельность компаний полностью не автоматизирована, в связи, с чем остается так называемый "ручной труд". Он может проявляться в разных вариантах:

ввод информации в систему оператором или агентом на основании заключенного договора страхования, либо загрузка из файлов, что требует дополнительных трудозатрат;
передача методической информации о условиях и порядке расчета страховой премии по различным страховым продуктам;
передача данных из информационной системы сотрудникам отдела продаж;
двойная работа по отражению информации в различных базах данных (например в страховом учете и бухгалтерском).

В каждой конкретной ситуации возможны различные варианты, бывает, что информационная система вообще отсутствует и учет ведется подручными программами.

В результате, при экономии на автоматизации бизнес-процессов , компании ежедневно теряют в производительности труда, что проявляется на качестве предоставляемых ими услуг и как следствие, конкурентоспособности. Также снижается оперативность и качество принимаемых решений, из-за отсутствия в нужный момент финансовой и управленческой информации.

Давайте рассмотрим пример автоматизации страхового учета с использованием решения АДС: " Учет договоров страхования 8 .2" , который разработан компанией "АДС Софт" на основании многолетнего опыта работы по автоматизации деятельности страховых компаний и страховых брокеров.

Возможности программного решения :

организация работы агентов в режиме on-line с информационной базой данных, даже при слабых каналах связи (достаточно скорости работы GPRS- соединение с мобильного телефона)
учет договоров страхования (автострахование, имущество, НС, ОСАГО)
автоматический расчет премии (калькулятор)
автоматизация пролонгации договоров страхования
печать полисов , заявлений и прочих бланков
учет оплат и счетов на оплату по договорам страхования
учет комиссионного вознаграждения
учет бланков строгой отчетности (БСО) , закрепленных за ответственным сотрудником и местом хранения
получение управленческой отчетности по договорам и статистике их заключения, оплатам и просроченным платежам , о необходимости пролонгации договоров , срок действия которых заканчивается, по местонахождению бланков и их количестве и прочей информации
рассылка смс-сообщений (уведомлений)
обмен данными с программой 1С: Бухгалтерия 8 в автоматическом режиме, или осуществление обмена с другими системами при помощи внешних файлов

С точки зрения безопасности и защиты конфиденциальной информации , решение позволяет организовать работу пользователей только со своими договорами страхования, которые они заключили. В свою очередь многоуровневая структура пользователей позволяет руководителем видеть информацию о договорах по подчиненным им сотрудникам. А механизмы настроенных ролей позволяют ограничить функции сотрудников, при работе с информационной системой.Зоны автоматизации страховой и бухгалтерской деятельности:

Процесс автоматизации страхового брокера или страховой компании , можно разделить на зоны и рассмотреть каждую:

Автоматизация процесса заключения договоров страхования
Автоматизация учета бланков строгой отчетности
Автоматизация страховой бухгалтерии

Автоматизация процесса заключения договоров страхования:

Описание процесса:

Процесс заключения договоров страхования всем известен и состоит из:

Выбора страховой компании (при обращении к страховому брокеру)
Сбора информации о страхователе, допущенных к управлению ТС и прочих контрагентов
Создания ксерокопий всех необходимых документов
Заполнения страхового полиса, квитанций А-7 и прочих бланков строгой отчетности
Получения денежных средств от страхователя

Полученная информация направляется в бэк-офис компании (она может направляться на бумажном носителе или в электронном виде, которая в последующем вводится в базу данных оператором или непосредственно агентом). В зависимости от автоматизации рабочего места агента, возможны различные варианты и процессы по заполнению информации и печати бланков. Кроме заключения договоров страхования агенты могут напоминать клиентам об необходимости оплаты страхового вноса, о предложении пролонгации договора страхования.

Решение задачи:

Рассмотрим, каким образом можно автоматизировать работу страхового агента и фронт-офиса с использованием решения АДС: "Учет договоров страхования 8.2"

Благодаря возможности работы с базой данных через web-браузеры при минимальном канале связи , необходимость в двойной работе по оформлению и вводу информации в базу данных отпадает. При встрече с клиентом агент сразу вводит информацию в базу данных, на основании которой он может распечатать страховой полис, заявление или другую печатную форму предусмотренную продуктом страхования. Дополнительно, при заключении договора страхования ОСАГО, он может в автоматическом режиме рассчитать размер страховой премии.

При осуществлении оплаты договора страхования, агент выписывает страхователю квитанцию А-7 и принимает денежные средства. Факт приема денежных средств отражается в системе и моментально становится, виден руководителю. Кроме этого при вводе данных договора страхования в систему, происходит списание бланков строгой отчетности в автоматическом режиме, и как следствие не требует предоставления соответствующих отчетов от материально ответственного лица.

Учитывая, что вся информация введена в базу данных, ничего не мешает агенту и руководителям получать всю необходимую информацию о просроченных платежах, о договорах страхования, действие которых в скором времени будет прекращено, в режиме реального времени.

Ещё один плюсом можно считать, что при изменении условий страхования, или печатной формы, нет необходимости руководителю оповещать сотрудников об этом, для этого достаточно произвести необходимые настройки в информационной системе из бэк-офиса и актуальная информация сразу станет доступна. Дополнительная опция "Модуль СМС-информирования " позволит организовать информирование клиентов о пролонгации, напоминания по взносам или, к примеру, направлять поздравления.

Положительные выводы:

отсутствует необходимость в двойной работе при заключении договора страхования;
процесс ввода данных в систему выполняется на местах, при заключении договора;
автоматическая печать полисов, сокращая время агента;
автоматический расчет страховой премии (калькулятор), сокращает время агента;
отражение изменений в условиях страхования осуществляется незамедлительно и без обязательного информирования агентов;
руководители получают информацию в режиме реального времени;
агентам предоставляется необходимая информация для работы с клиентами (пролонгация, оповещение о не уплаченном страховом взносе);
автоматизирован процесс учета бланков строгой отчетности.

Автоматизация учета бланков строгой отчетности (БСО)

Описание процесса:

Процесс учет бланков строгой отчетности (учет БСО) доставляет неудобства, как для страховой компании, так и для страхового брокера. По причине большого количества бланков и их видов. Принципиальных отличий между учетом страховых компаний и брокеров нет, есть небольшие отличия в документообороте.

Наиболее сложный процесс - это инвентаризация, проводимая в компании, при отсутствии единой информации по бланкам данная процедура становится особенно тяжелой. Кроме этого желательно учитывать состояния каждого бланка строгой отчетности (чистый, испорченный и прочие).

Решение задачи:

Программный продукт " АДС: Учет договоров страхования 8.2" позволяет полностью автоматизировать процесс учета бланков строгой отчетности и отразить весь документооборот. В программе предусмотрена настройка для каждого вида бланков, например, информацию о полисах ОСАГО требуется хранить и проверять в разрезе состояний, таким образом, программа не пропустит списание бланка при заключении договора, который имеет статус "украден". Программа заблокирует данную операцию и предотвратит ввод невозможной информации. А для общенумерных бланков, например, можно убрать настройку проверок, т.к. особой ценности для компании они не представляют.

Программа предусматривает загрузку начальных остатков , с помощью специального механизма в автоматическом режиме, что облегчает ввод правильной информации при начале работы с системой.

Программа позволяет вести учет поступивших, перемещенных и списанных партий бланков, в разрезе каждого бланка или диапазона бланков. Кроме этого при заключении договора страхования агентом, списание бланка происходит автоматически , что не требует дополнительных действий со стороны агента.

Система отчетов позволяет просматривать информацию о местонахождении конкретного бланка или диапазона бланков, историю его движений, и остатках в разрезе каждого материально ответственного лица.

Положительные выводы:

отражение любого перемещения бланков в единой системе в режиме on-line
быстрый просмотр текущего количества и состояний бланков в разрезе каждого материально ответственного сотрудника
возможность быстрого определения необходимости выдачи бланков
контроль над операциями и невозможность некорректного отражения в системе
автоматизация инвентаризации проводимой в компании
сокращение трудозатрат сотрудников на поиск бланков

Автоматизация страховой бухгалтерии

Описание процесса:

Очень часто страховой учет ведется отдельно от бухгалтерского учета. При данной схеме существуют процессы, требующие автоматизации:

отражение договоров страхования
отражение оплат по договорам страхования
начисление комиссионного вознаграждения
отражение операций по бланкам строгой отчетности

Зачастую данные операции производятся в "ручном режиме", что требует трудозатрат со стороны бухгалтера.

Решение задачи:

В прикладном решении "АДС: Учет договоров страхования 8.2" данные процессы автоматизированы для работы с программой 1С:Бухгалтерия 8 , с помощью планов обмена (аналогично механизму обмена данными между программами 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей или 1С:Зарплата и управление персоналом ). Таким образом, например, при получения платежа через систему клиент-банк, после загрузки его в систему 1С: Бухгалтерия 8, информация о данном платеже, с обменом данными, мигрирует в информационную базу данных АДС: Учет договоров страхования 8.2. Или в обратную сторону будет мигрирована информация по договорам страхования, размеру комиссионного вознаграждения.

Положительные выводы:

страховая информация автоматически отражается в бухгалтерской программе и снимается нагрузка с работы бухгалтера
исключаются ошибки, вызванные человеческим фактором
информация отражается по мере её поступления и напрямую не зависит от работы бухгалтера

Результат автоматизации процесса учета и заключения:

Таким образом, использование решения учет договоров страхования на платформе 1С: Предприятие 8.2, в качестве единой информационной системы для учета страховых операций , откроет перед страховой компанией или страховым брокером новые возможности по контролю и получению информации в режиме реального времени.

Внедрение данного решения позволит:

получать управленческую отчетность и осуществлять контроль над деятельностью компании в режиме реального времени;
автоматизировать процесс заключения договоров страхования и избавиться от двойного труда;
разграничить конфиденциальную информацию о договорах страхования;
автоматизировать учет бланков строгой отчетности, отражения взносов и комиссионного вознаграждения;
автоматизировать обмен данными между страховым и бухгалтерским учетом;
предоставить инструменты руководителям и агентам для работы с клиентами компании;
предоставить новый сервис клиентам в виде "смс-информирования";

Страховые компании в последние несколько лет настолько озабочены своими проблемами и конкуренцией на рынке, что технологическая составляющая бизнеса занимает далеко не первое место в их интересах. Именно поэтому отечественный страховой рынок на внедрение IT-решений обращает слишком мало внимания.

Однако есть страховщики, которые понимают: за высокими технологиями - будущее, но строить это будущее нужно уже сегодня. О роли автоматизации в страховании, об интернет-продажах и о рассказал Предправления страховой компании «ВУСО» Александр Шойхеденко .

- Нужны ли страховщикам инвестиции в технологичность?

Автоматизация в страховании, как и в любой розничной сфере, которая имеет дело с большим количеством клиентов - это объективная необходимость. Причем, мы говорим не только о продажах или урегулировании, а обо всех бизнес-процессах. В США и Европе большая часть неоперационных затрат страховой отрасли приходится на поддержку и развитие IТ-инфраструктуры. Это свидетельство понимания страховщиками важности использования современных систем, которые позволяют повысить эффективность продаж, усовершенствовать управление убыточностью, а уж о финансовом учете и говорить не приходиться. Банки, например, давно автоматизировали свои процессы, и не представляют себе, как можно заполнить депозитный договор от руки, а затем внести информацию в Информационную систему. Украинские страховщики, увы, в большинстве своем этим вопросом пока не озабочены. Но я уверен, что в ближайшем будущем тенденция изменится.

Тем не менее, отечественные компании пытаются внедрять интернет-продажи. Получается, автоматизация не влияет на развитие этого канала?

Приведу простой пример. Когда у страховой компании есть программный комплекс, который позволяет автоматизировать большую часть процессов, то на него можно «навесить» некий веб-интерфейс, который будет выполнять роль продвижения и коммуникации с клиентом. Тогда на основе данных, заполненных клиентом, автоматически создается договор страхования; платеж, осуществленный при помощи карты, автоматически подвязывается к договору. Остается только доставить договор клиенту. Более того, как только страховое законодательство адаптируется к современной электронной коммерции, станет не нужной доставка полиса и участие человека в процессе продаж тоже станет не нужным. Как продажа билетов на поезд или самолет. Но если вся документация ведется архаично в бумажном виде или в бухгалтерских программах, создание договоров страхования не автоматизировано, то даже самая современная система продаж не даст практически никакого эффекта. А большинство интернет-магазинов сегодня - это красивая рекламная площадка, где можно оставить заявку, дождаться звонка из компании, после чего все равно возвращаться к стандартному «человеческому» процессу продажи.

- Насколько велик опыт по автоматизации бизнес-процессов у вашей компании?

- «ВУСО» занимается автоматизацией еще с 2003 года. В этом направлении мы активно сотрудничаем с компанией Nexstep Solutions, при поддержке которой мы смогли автоматизировать очень многие процессы в продажах, урегулировании, андеррайтинге, учете и финансах. На сегодняшний день большая часть договоров страхования создается в системе, что гарантирует их 100% соответствие стандартам компании. Это действительно прецедент, поскольку в 90% процесс выглядит по-другому: сначала продавцы заключают договора, потом учетчики их сверяют, затем данные о договорах вносят в базы данных. Автоматизация сокращает человеческие затраты и нивелирует человеческий фактор. Кроме того, 80% страховых платежей автоматически связываются с договорами страхования, что позволяет резко снизить количество учетного персонала. Основное преимущество используемой системы - это автоматизация процессов, а не просто учет документов.

- На какой спектр страховых продуктов нацелен ваш онлайн-магазин?

Имея в своем распоряжении такую мощную систему управления, мы просто не могли не смотреть на интернет как на перспективную площадку для продаж страховых продуктов. Прежде всего, это простые розничные продукты - ОСАГО, КАСКО и страхование выезжающих за рубеж. Во-первых, это стандартизированные продукты, которые у всех страховщиков можно сказать почти на одинаковых условиях; во-вторых, на них существует устойчивый спрос. В данном случае мы продвигаем не продукт, а сервис. Более сложные продукты без человека продавать трудно.

- В чем суть и преимущества электронного полиса ОСАГО?

Сегодня, с развитием информационных технологиий, существует возможность объединения всех процессов, связанных с распределением бланков и реализацией полисов ОСАГО в единую информационную систему с последующим полным отказом от использования бланков и страхование на условиях предоставления страхователю электронного полиса.

Преимущества электронного полиса огромны. В первую очередь это инструмент, который позволит избежать любых видов страхового мошенничества на этапе продажи. Ведь как происходит сегодня, например, в сегменте ОСАГО: страховой агент получает на руки 500 бланков полисов ОСАГО, которые он в итоге якобы теряет, но на самом деле продает «на сторону» и кладет полученные страховые платежи себе в карман. А ведь на рынке есть прецеденты, когда страховые компании теряли по 10 и даже по 100 тыс. банков полисов ОСАГО. Во-вторых, существенная экономия на печати, доставке, заполнению, хранению бумажных полисов. В-третьих, это уникальный инструмент контроля страховщиков-членов МТСБУ. Например, сегодня после лишения лицензии у страховщика остается десятки тысяч полисов.

- У вас это работает?

- Когда же можно ждать внедрения электронного полиса на законодательном уровне?

Мы очень рассчитываем на принятие закона «О страховании» в новой редакции, который узаконит электронную форму договора страхования. Ведь на данный момент именно необходимость получать «бумажку» с печатью является одним из главных препятствий в нашей работе.

- Каких результатов удалось добиться компании в интернет направлении?

По крайней мере, динамика развития хорошая. Спустя год доля этого канала во всем портфеле компании составила приблизительно 1%. И в течение последующих 2-3 лет мы намерены довести эту цифру до 10%. Это вполне реально. Ведь, если взять пример Великобритании, то там только по ОСАГО продажи через интернет составляют более 50%. Кроме того, лояльность клиентов полученных через интернет-магазин гораздо выше.

- Есть ли аналогичные или близкие по наполнению интернет-проекты у других страховых компаний?

Некоторые страховщики пытаются реализовывать подобные проекты, но в целостном виде такой системы нет ни у кого. У кого-то, например, нет возможности безналичной оплаты полиса, а у кого-то все равно приходится для получения своего экземпляра договора посещать офис страховой компании. Поэтому, данный сегмент - в зачаточном состоянии, и мы намерены его серьезно развивать и сдвинуть с «мертвой точки». Если выйти за пределы страхового рынка, то есть проект, который я считаю отличной реализацией целостной системы - это интернет-магазин «Укрзалізниці» по продаже железнодорожных билетов. Очень показательный, удобный и выверенный механизм. Правда, во многом его успеху поспособствовало законодательное закрепление электронного документа, благодаря чему не нужно ничего печатать и подписывать. А это - огромная экономия времени и средств, как для клиента, так и для компании, реализовавшей подобный механизм.

Как ваша компания намерена продвигать свой сервис, ведь не секрет, что доверие украинских потребителей к различным новшествам на финансовом рынке очень невысоко?

Мы делим стратегию продвижения нашего сервиса на две составляющих офлайн и онлайн. Перед каждой стоит своя задача, которая в конечном итоге и должна привести нас к намеченному результату.
Конечно, популяризация этой услуги - очень непростая задача, а главное не дешевая. Ведь потребителям фактически придется рассказывать «на пальцах», что есть подобная услуга, она удобная и реально работает. Но мы видим перспективы в этом канале продаж, и уверены, что уже через несколько лет он покажет рост.

Исходя из того, что основным направлением деятельности страхового брокера является продажа страховой защиты как финансовой услуги, первоочередным по степени важности является автоматизация следующих участков деятельности страхового брокера:

· Автоматизация непосредственно страховой деятельности. Автоматизация фронт-офиса, управление договорами прямого страхования, ведение клиентских данных, сборы, работа с бланками строгой отчетности
· Автоматизация управления взаимодействием с клиентами. Взаимодействие с клиентами, поддержка процесса продаж, call-центр, анализ клиентских данных, управление маркетинговыми данными.
· Автоматизация учетных процессов. Ведение общехозяйственного и налогового учета, подготовка регламентированной отчетности.
· Автоматизация управленческого учета. Учет доходов и расходов, казначейство, управленческая отчетность.
· Автоматизация точек продаж. Автоматизация фронт-офиса, организация распределенной базы данных.

Рассмотрим автоматизацию процесса работы страхового брокера на примере программы "Страховой брокер 8.3", представляющей комплексное решение, позволяющее вести учет деятельности организации, занимающейся продажей полисов от разных страховых компаний. Гибкая и всеобъемлющая концепция документооборота позволяет в дальнейшем получить полную аналитику по деятельности брокера за любой период времени. Этой системой пользуются как страховые брокеры, так и организации у которых страхование не основной вид деятельности, например автосалоны. При небольшой адаптации программу так же могут использовать и кредитные брокеры. Предусмотрена возможность автоматизации агентской сети с обменом информацией в электронном виде, что снижает потребность в операторах системы и увеличивает точность введенных данных.

· Учёт страховых продуктов (видов страхования).

Для хранения и использования информации о необходимых страховых полисах в системе предусмотрен справочник "Виды страхования".

Рис 3.1. Справочник "Виды страхования"

Пользователь может легко добавить или изменить информацию о том или ином страховом продукте. Существует возможность привязки к одной или нескольким страховым компаниям.

· Учет проданных полисов.

Система позволяет хранить неограниченный набор данных по каждому проданному страховому полису. Помимо стандартного набора полей для заполнения (ФИО страхователя, объект страхования со всеми данными, период страхования, стоимость полиса, размер собственной и агентской комиссий и т.д.) существует возможность создания необходимых полей пользователем. Каждый полис может хранить прикрепленные к нему файлы. Это могут быть отсканированные документы или фотографии.

Рис. 3.2.

Предусмотрена возможность продажи полисов с оплатой в рассрочку по графику платежей. Оплата в системе может быть трех видов: наличная, безналичная и прямая. Прямая оплата возникает, когда клиент платит в страховую компанию, а брокер получает от неё комиссию.

Возможность автоматического расчета собственной и агентской комиссий по заранее заданным условиям, облегчит труд сотрудника финансовой службы и поможет избежать ошибок при расчетах. Помимо простого расчета суммы комиссии, возможно указать должен ли агент/брокер перечислить её, а потом получить обратно отдельным платежом, или может отправить платёж за минусом причитающегося вознаграждения.

Рис. 3.3.

Аналитика системы позволяет отследить сроки окончания действия полисов и даты очередных платежей.

Для уменьшения трудозатрат на занесение полисов в систему, предусмотрена возможность автоматического занесения полисов из отчета агента в форме excel.

· Взаимоотношения со страховыми компаниями.

На основании данных страховых полисов в системе существует возможность автоматического формирования отчетов для страховых компаний. Для заполнения данными предусмотрен набор механизмов, облегчающий труд сотрудников финансовой службы.

Финансовые документы (бордеро) сформированные по данным отчета могут быть распечатаны или сохранены в электронном виде (форматы excel, html и т.д.) с последующей обработкой.

· Учет заявок на кредитование.

Для брокеров занимающихся подготовкой документов для банков под кредитование будет полезна подсистема учета движения документов для кредитования. В заявке по кредитованию фиксируются банки, в которые разосланы документы, а встроенная система напоминаний напомнит менеджеру о необходимости контроля состояния на определенную дату.

Рис. 3.4.

На основании введенных в систему «Страховой брокер 8.3» данных руководитель предприятия может сформировать ряд аналитических отчетов по финансовой деятельности в различных разрезах.

Отчет «Финансовые результаты» позволяет оценить объемы продаж полисов и рентабельность по той или иной страховой компании.

Рис. 3.5.

Отчет по агентам отображает, какое количество полисов продал тот или иной агент и какой размер комиссии ему причитается.

Рис. 3.6.

Отчет по взаиморасчетам показывает данные по движению денежных средств и конечный остаток.

Вся аналитика имеет полную детализацию, то есть можно сформировать список документов на основании которых данные попали в отчет, что позволяет работнику финансовой службы досконально отследить все возможные ошибки ведения учета.

· Учет бланков строгой отчетности.

Подсистема учета бланков строгой отчетности (БСО) позволяет отследить полный путь движения бланков от страховой компании до конечного покупателя.

Рис. 3.7.

Поддерживается как простая, так и сложная схемы нумерации бланков. Предусмотрены механизмы занесения большого количества бланков, облегчающие труд оператора.

Рис. 3.8.

Система контроля остатков позволяет отследить минимально необходимое количество в офисе, а так же статус каждого бланка с помощью отчета "Остатки БСО"

Рис. 3.9.

Отчет о движениях выдаёт детальную информацию что и когда происходило с конкретным бланком.

Рис. 3.10

Типы бланков (полис ОСАГО, КАСКО, квитанция) создаются самим пользователем в соответствующем справочнике. Возможна привязка по страховым компаниям и видам страхования. Количество типов бланков в системе ничем неограниченно. Каждый бланк в системе может сопровождать произвольный комментарий.

Существующие в системе документы позволяют отразить следующие движения БСО:

поступление / возврат в страховую компанию

передачу / возврат от агента

передачу бланков напрямую между агентами

списание бланка при его утрате

ввод начальных остатков

Каждый документ может быть распечатан в форме акта приёма-передачи. Так же предусмотрена возможность подключения печатных форм используемых в Вашем документообороте.

· Управление сетью агентов.

В программе предусмотрен обмен данными в электорнном виде между брокером и субагентом. Субагент при этом может вести учет как в аналогичной программе так и в обычном экселе. Для обмена доступны документы приема-передачи бланков строгой отчетности и непосредственнос страховые полисы. Таким образом у брокера снижается потребность в операторах, забивающих данные полисов в программу. При использовании экселя используюется файл с определенным набором колонок которые заполняет субагент и передает брокеру.

· Интеграция с другими учетными системами.

Для функционирования система использует платформу «1С Предприятие 8.1», что делает систему многопользовательской и практически не ограниченной локальной сетью.

Для передачи и приёма информации (финансовых документов и т.д.) используется механизм обмена данными в формате XML.

· Другие возможности.

Учет страховых случаев - для возможности учета ущербности страхователя предусмотрен учет всех его страховых случаев.

Отчет для оценки работы операторов по занесению документов в базу.

Описание процессов работы страхового брокера в программе:

· Анализ продаж страхового брокера;
· Анализ продаж по агентам;
· Ввод новой страховой компании, агента, страхователя;
· Ввод нового вида страхования;
· Оприходование бланков строгой отчетности;
· Отслеживание очередных взносов по полисам оплачиваемым в рассрочку;
· Отслеживание окончания действия страховых полисов;
· Передача бланков агенту;
· Продажа страхового полиса;
· Создание отчёта для страховой компании.

ь Анализ продаж страхового брокера.

Для анализа продаж в программе предусмотрен отчет «Финансовые результаты» (меню "Финансы" - "Финансовые результаты"). Этот отчет показывает данные о заключенных договорах страхования за определенный или за весь период времени. Кроме общих итогов в отчете можно посмотреть итоги по отдельным страховым компаниям и видам страхования. В нижней части отчета выводится информация о количестве вновь заключенных договоров и о количестве принятых очередных взносов (для договоров, оплачиваемых в рассрочку).

Рис. 3.11.

Кроме указания периода формирования отчета страховой брокер может указать конкретную организацию, страховую компанию и вид страхования (ОСАГО, КАСКО, ГО). Настройки отчета могут быть сохранены для последующего использования с помощью кнопки. Таким образом, при следующем открытии нажав на кнопку, Вы можете быстро восстановить значения настроек.

Страховая премия - сумма, которую клиент должен заплатить по договору страхования. Страховая премия минус скидка - сумма оплаченная клиентом по договору за минусом скидки сделанной брокером из расчета собственного комиссионного вознаграждения.

Скидка - сумма скидки сделанной брокером из расчета собственного комиссионного вознаграждения.

Собственная комиссия - процент и сумма собственной комиссии брокера.

Страховая премия за вычетом комиссии - сумма подлежащая перечислению в страховую компанию без комиссии брокера.

Комиссия Агента - сумма комиссии агента, который заключил страховой договор.

Прибыль - сумма комиссионного вознаграждения страхового брокера за вычетом комиссионного вознаграждения агента.

Отчет «Финансовые результаты» в программе «Страховой брокер 8.3» покажет более детальную информацию (с детализацией до конкретного документа) если кликнуть два раза курсором мыши на строке группировки по виду страхования. При этом откроется отдельное окно отчета.

Рис. 3.12

Доступ к документам, показанным в этом окне, пользователь программы может получить путем двойного нажатия курсором мыши на необходимой строке.

Данные в этом окне можно сформировать заново, предварительно настроив параметры отчета (период, организация, страховая компания, вид страхования, контрагент) и нажав на кнопку «Сформировать».

Информацию из любого окна можно распечатать через меню «Файл» - «Печать». Если кнопка «Печать» в меню недоступна, необходимо кликнуть один раз курсором мыши в любое место отчета и после этого повторить попытку печати. Так же можно сохранить данные во внешний файл. Для этого необходимо нажать в меню «Файл» кнопку «Сохранить копию». В открывшемся окне выбрать имя файла и его тип. Для сохранения в Excel нужно выбрать тип «Лист Еxcel97».

ь Анализ продаж по агентам.

Для анализа продаж страховых полисов по агентам в программе «Страховой брокер 8.3» предусмотрен отчет «Отчет по агентам» (меню "Финансы" - "Отчет по агентам"). Этот отчет показывает данные о заключенных договорах страхования агентами за определенный или за весь период времени.

Для формирования отчета необходимо нажать кнопку «Сформировать»

В колонках отчета выводится следующая информация:

Сумма оплаты - сумма, которую страхователь внёс за страховой полис.

Комиссия - сумма, комиссионного вознаграждения агента заключившего договор.

Рис. 3.13.

При необходимости в отчете можно сформировать данные по конкретному, а не по всем, агентам и организации предварительно выбрав их в полях настройки отчета.

«Отчет по агентам» в программе «Страховой брокер 8.3» покажет более детальную информацию (с детализацией до конкретного документа) если кликнуть два раза курсором мыши на строке группировки по виду страхования. При этом откроется отдельное окно отчета.

ь Ввод новой страховой компании, агента, страхователя.

1. Нажмите меню «Справочники», «Контрагенты». Откроется справочник «Контрагенты».

Рис. 3.14.

3. Заполните поля:

Наименование. Введите наименование контрагента.

Юр. / физ. лицо. Если контрагент это юридическое лицо (например страховая компания) в поле необходимо выбрать с помощью кнопки "Юр. лицо", если это частное лицо (например агент) выберете "Физ. лицо".

Группа контрагентов. Здесь необходимо указать в какую группу нужно поместить нового контрагента, для страховой компании выберете группу "Страховые компании".

Полное наименование / ФИО. Второе наименование, может отличаться от первого. Например для страховой компании можно ввести в наименование "РОСНО" а в полное наименование - ОАО СК "РОСНО".

ИНН. ИНН контрагента.

Документ. Для физического лица укажите здесь данные документа удостоверяющего личность.

День рождения. День рождения физического лица, обычно вводится для страхователей.

Источник информации. Здесь можно указать откуда страхователь узнал о Вас. Значение выбирается из справочника "Источники информации" при нажатии на кнопку.

Комментарий. Произвольный текст комментария.

4. На закладке договоры есть возможность ввести данные о договоре между вашей организацией и контрагентом. Для страховой компании это делать обязательно иначе её название не будет появлятся в списке выбора где это необходимо. Для добавления нового договора нажмите "Действия", "Добавить" или кнопку. Откроется форма нового элемента справочника.

Рис. 3.15.

Заполните поля:

Организация. Выберете название собственной организации с которой заключён договор нажав кнопку.

Наименование. Произвольное название договора, но лучше указать здесь его номер.

Дата договора. Дата заключения договора.

Валюта. Валюта договора.

После заполнения нажмите "ОК".

5. На закладке "Контакты" заполните необходимую контактную информацию.
6. Нажмите "ОК".

ь Ввод нового вида страхования.

1. Нажмите меню «Справочники», «Виды страхования». Откроется справочник «Виды страхования»

Рис. 3.16.

2. Нажмите "Действия", "Добавить" или кнопку. Откроется форма нового элемента справочника.
3. Заполните поля:

Наименование. Введите наименование страхового продукта под которым он будет учитываться в программе (например «ОСАГО»)

4. Если необходимо чтобы вид страхования был доступен только для какой то одной или нескольких (не всех) страховых компаний, добавьте в таблицу «Страховые компании» их названия:
4.1 Нажмите кнопку под надписью "Страховые компании:" чтобы добавить новую строку в таблицу.
4.2 В колонке «Страховая компания» в новой строке нажмите кнопку. Откроется справочник «Контрагенты».

Рис. 3.17.

4.3 Найдите нужную страховую компанию и кликните по ней два раза курсором мыши. Компания перенесётся в с таблицу.

Нажмите «ОК».

ь Оприходование бланков строгой отчетности.

1. Выберете пункт меню "Учёт БСО", "Поступление БСО". Откроется журнал документов поступлений БСО.

Рис. 3.18.

Рис. 3.19.

Данные списка для выборка берутся из справочника "Контрагенты". Если в списке нет нужной компании необходимо проверить:

У компании имеется договор с организацией, это можно проверить на закладке "Договоры" в форме контрагента.

4. Нажмите кнопку «Заполнить». Откроется окно заполнения бланками.
5. Заполните поля в разделе «Нумерация бланков»:

Тип бланков. Выберете название типа бланков (например ОСАГО) нажав кнопку.

Данные списка для выбора берутся из справочника "Типы БСО".

Серия. Если у бланка есть серия, укажите её в этом поле (например ВВВ).

Номер первого бланка. В этом поле укажите номер первого бланка из пачки (например 0469815971). Если номер бланка имеет сложный формат, например - 012/0234/08 где изменяемый номер - 0234, то в поле необходимо ввести номер - 234, а далее в поле «Шаблон» выбрать шаблон нумерации.

Количество. Здесь введите количество бланков в пачке (например 10).

6. Если номер бланка и номер полиса не совпадают, то в разделе "Нумерация полисов" заполните поля:

Номер первого полиса. Здесь задаётся номер первого полиса соответствующий номеру первого бланка в пачке бланков.

Шаблон. Это поле становится видимым если после выбора типа бланка программа нашла для него шаблон номера. Шаблонов может быть несколько в этом поле указывается тот который нужен в данный момент. Шаблон для номера создаётся в справочнике "Шаблоны нумерации" меню "Учёт БСО" и используется при сложном формате номера, например - 012/0234/08.

Использовать шаблон. Если не поставить галочку в этом поле, то шаблон нумерации использоваться не будет.

7. Нажмите "ОК". Табличная часть документа поступления должна заполниться.
8. Если необходимо распечатать документ, нажмите "Записать" затем "Печать". Кнопка "Печать будет видима если для документа в справочнике "Внешние печатные формы" зарегистрированы печатные формы.
9. Чтобы бланки оприходовались на остаток нажмите "ОК". Документ проведётся и закроется.

ь Отслеживание очередных взносов по полисам оплачиваемым в рассрочку.

Для отслеживание платежей по полисам оплачиваемым несколькими платежами в разное время в программе "Страховой брокер 8.3" предусмотрен отчет "График очередных взносов" (меню "Страхование")

Этот отчет формируется для сотрудников компании, занимающихся оповещением страхователей о необходимости внести очередной платеж по страховому полису.

Для формирования отчета необходимо сначала указать период времени, в котором ожидаются поступления денег от страхователей. После этого нужно нажать кнопку «Сформировать»

Рис. 3.20.

Сформированный отчет показывает данные сгруппированные по каждому отдельному полису. В этой группе отображается следующая информация:

Номер полиса, Страховая компания

Контактные данные - Наименование страхователя и его контактные данные.

Для каждого полиса есть две дополнительные группировки записей:

«Необходимо оплатить» - здесь указываются плановые платежи, попавшие в заданный период. Данные берутся из таблиц «График оплаты» документов «Страховой полис».

«Оплачено» - здесь указываются поступившие платежи за заданный период времени. Данные в эту группировку попадают из введенных документов «Оплата» (для очередных взносов) и «Страховой полис» (для первого взноса)

Информацию из окна отчета можно распечатать через меню «Файл» - «Печать». Если кнопка «Печать» в меню недоступна, необходимо кликнуть один раз курсором мыши в любое место отчета и после этого повторить попытку печати. Так же можно сохранить данные во внешний файл. Для этого необходимо нажать в меню «Файл» кнопку «Сохранить копию». В открывшемся окне выбрать имя файла и его тип. Для сохранения в Excel нужно выбрать тип «Лист Еxcel97».

ь Отслеживание окончания действия страховых полисов.

Для отслеживания полисов срок действия которых подходит к концу в программе "Страхвой брокер 8.3" предусмотрен отчет "Окончание действия страховых полисов" меню "Страхование". Этот отчет использую сотрудники занимающиеся оповещением страхователей о необходимости заключить новый договор страхования. Для формирования отчета необходимо выбрать период, в котором должен заканчиваться срок действия страхового полиса и нажать на кнопку «Сформировать».

Данные отчета отображаются в следующих колонках:

Страхователь - на кого заключен страховой договор.

Страховая компания - с какой страховой компанией заключен страховой договор.

Срок действия - срок действия полиса.

Объект страхования - предмет страхования по договору.

Контакты - контактная информация страхователя.

Страховая премия - стоимость полиса.

В отчет попадают полисы значение реквизита «Срок страхования по» которых попадает в выбранный период. При необходимости можно сформировать отчет по произвольному дополнительному реквизиту полиса указав его предварительно в настройке отчета.

Рис.3.21.

При этом в документе «Страховой полис» этот дополнительный реквизит должен иметь определенное значение (не пустое). Таким дополнительным реквизитом может быть, например «Период использование окончание». Чтобы подобный дополнительный реквизит появился в документе «Страховой полис» в таблице «Дополнительные реквизиты» его нужно создать в справочнике «Дополнительные реквизиты»

ь Передача бланков агенту.

Рис. 3.22.

2. Нажмите "Действия", "Добавить" или кнопку. Откроется форма нового документа.
3. Заполните обязательные поля:

Организация. Выберете название собственной организации нажав кнопку.

Данные списка для выбора берутся из справочника "Организации".

Агент. Выберете название агента нажав кнопку. Откроется справочник "Контрагенты". Найдите нужного агента, кликните на нём два раза курсором мышки.

4. Нажмите кнопку «Заполнить». Откроется окно для выбора бланков, в таблице будут указаны все бланки, которые есть на остатке у выбранной организации.

Рис. 3.23.

5. Чтобы выбрать бланк, нужно поставить галочку в соответствующей строке таблицы.

Так же можно воспользоваться кнопками групповой пометки предварительно подсветив необходимые строки (при нажатии на строку она подсвечитвается синим цветом), при этом можно пользоваться клавишами «SHIFT» и «Ctrl». Если нужно найти бланк с определённым номером, кликните курсором мышки в колонку «Номер» на любой строке, а затем наберите номер на клавиатуре. Программа будет искать бланк по первым символам. Если список бланков очень большой, то его можно сократить с помощью полей настройки выбрав в них необходимые параметры бланков:

Страховая компания. Выберете название страховой компании нажав кнопку. Данные списка для выборка берутся из справочника "Контрагенты". Если в списке нет нужной компании необходимо проверить:

компания есть в справочнике "Контрагенты" и находится в папке "Страховые компании" (название папки прописывается в константах программы).

у компании имеется договор с организацией, это можно проверить на закладке "Договоры" в форме контрагента.

Тип бланков. Выберете название типа бланков (например ОСАГО) нажав кнопку. Данные списка для выбора берутся из справочника "Типы БСО".

Серия. Указывается, какой серии необходимо показать бланки.

5. Нажмите «ОК». Выбранные бланки перенесутся в документ.
6. Если необходимо распечатать документ, нажмите "Записать" затем "Печать". Кнопка "Печать будет видима если для документа в справочнике "Внешние печатные формы" зарегистрированы печатные формы.
7. Чтобы бланки переместились на остаток агента нажмите "ОК". Документ проведётся и закроется.

Поиск существующего документа для его корректировки:

1. Выберете пункт меню "Учёт БСО", "Передача бланков агенту". Откроется журнал документов передачи БСО агентам.
2. Если список документов очень большой, воспользуйтесь кнопками управления журналом
3. Кликнете два раза на нужном документе. Откроется форма документа.
4. Внесите необходимые изменения и нажмите "ОК".

ь Продажа страхового полиса.

Для внесения данных по проданному страховому полису в программе используется документ "Страховой полис".

Создание нового документа:

1. Выберете пункт меню "Страхование", "Страховой полис". Откроется журнал документов проданных полисов.
2. Нажмите "Действия", "Добавить" или кнопку. Откроется форма нового документа.

Рис. 3.24.

3. Заполните обязательные поля:

Организация. Выберете название собственной организации нажав кнопку.

Данные списка для выбора берутся из справочника "Организации".

Страховая компания. Выберете название страховой компании нажав кнопку.

У компании имеется договор с организацией, это можно проверить на закладке "Договоры" в форме контрагента.

Вид страхования совсем не имеет привязки по страховым компаниям либо выбранная страховая компания есть в списке привязки, проверяется так же в справочнике "Виды страхования".

Страхователь. Введите название страхователя. Поле заполняется в произвольной форме. Существует два варианта заполнения поля:

нажмите кнопку. Откроется справочник "Контрагенты". Найдите нужного страхователя и кликните на нём курсором мышки два раза. Если нужного нет, создайте его.

Прямо в поле "Страхователь" наберите название, программа будет искать в справочнике "Контрагенты" по первым буквам, если не найдёт, автоматически создаст нового.

В этом поле необходимо указать объект страхования, например автомобиль. В открывшемся окне введите данные по объекту страхования и нажмите "ОК". После этого окно закроется, а объект появится в справочнике, кликните по нему два раза курсором мыши.

Дата заключения. Здесь укажите дату заключения страхового договора.

Срок страхования с - по - Укажите срок действия полиса.

Страховая премия. Введите стоимость полиса. В поле справа укажите валюту из списка нажав на кнопку. Данные для списка берутся из справочника "Валюты".

4. Заполните поля:

Сумма оплаты. В этом поле вводится сумма оплаты с квитанции. Если сумма оплаты не равна сумме страховой премии, то дальнейшие платежи страхователя необходимо указать в таблице "График оплаты" на закладке "График оплаты" (см. ниже). Сумма скидки. Если страховым брокером была сделана скидка страхователю из расчета собственного комиссионного вознаграждения, следует указать её в этом поле. Вид оплаты. Каким образом деньги за полис оплатил страхователь указывается путем выбор в этом поле соответствущего значения.

Рис. 3.25.

Наличный - деньги переданы по квитанции.

Безналичный - деньги перечислены на расчетный счет страхового брокера. Прямой - деньги перечислены на расчетный счет страховой компании. Смешанный - сумма разбита на несколько платежей оплаченными разными способами.

Комиссия. Здесь укажите собственную комиссию и её движение. Комиссию при необходимости можно разделить на две части, основную и за дополнительные услуги.

Движение комиссии показывает каким образом она достаётся брокеру:

Удержать - означает, что брокер перечисляет деньги в страховую компанию за минусом собственной комиссии.

Перечислить - брокер перечисляет сумму полученную за полис полностью, а страховая компания в дальнейшем комиссию должна вернуть.

Получить - означает, что страхователь оплатил полис непосредственно в страховой компании и она в дальнейшем комиссию должна вернуть.

Есть три способа заполнить комиссию:

ввести в первое поле сумму комиссии и указать её движение.

ввести во второе поле процент комиссии который рассчитывается от суммы оплаты и указать движение.

Настроить автоматический расчёт комиссии в справочнике "Проценты комиссии" меню "Финансы" и тогда комиссия рассчитается автоматически в зависимость от настроенных условий. Комиссия за доп. услуги. В том случае если комиссию брокера необходимо разбить на две части (официальную и не официальную), то вторую часть необходимо указать в этом поле. Агент. Если в заключении договора страхования участвовал агент, его указывают в этом поле, а его комиссионное вознаграждение в поле "Комиссия агента", которая так же как и собственная комиссия брокера может быть рассчитана автоматически если это указать в справочнике "Проценты комиссии агентов" в меню "Финансы".

5. Заполните бланки которые были использованы при оформлении полиса.
6. На закладке кредитование укажите данные договора кредитования.
7. Информацию для которой не предусмотрено отдельного поля можно указать на закладке "Дополнительные реквизиты"
8. Если полис оплачивается страхователем в рассрочку, то на закладке "График оплаты" необходимо указать когда и сколько денег он должен принести.
9. На закладке "Дополнительно" можно указать страховую сумму по полису.
10. Если необходимо привязывать страховой полис к реальным бухгалтерским документам (ПКО, РКО, ПП входящее/исходящее), то это можно сделать на закладке "Платежные документы"
11. Для прикрепления к документу страхования внешних файлов (отсканированных документов, фотографий и т.д.) нажмите кнопку "Файлы"
12. Нажмите кнопку "ОК", документ сохранится и проведется.

ь Создание отчёта для страховой компании.

Для формирования отчёта в страховую компанию о проданных полисах в программе "Страховой брокер 8.3" используется документ "Отчет для страховой компании".

Создание нового документа:

1. Выберете пункт меню "Страхование", "Отчет для страховой компании". Откроется журнал документов отчётов.
2. Нажмите "Действия", "Добавить" или кнопку. Откроется форма нового документа.

Рис. 3.26.

3. Заполните обязательные поля:

Организация. Выберете название собственной организации нажав кнопку.

Данные списка для выбора берутся из справочника "Организации".

Страховая компания. Выберете название страховой компании нажав кнопку.

Данные списка для выборки берутся из справочника "Контрагенты". Если в списке нет нужной компании, необходимо проверить:

4. Следующие поля заполнять необязательно, но желательно:

Договор. Здесь указывается договор из справочника "Договоры контрагентов" по которому организация работает со страховой компанией. Данные договора (номер в названии, дата заключения и т.д.) могут использоваться при печати отчёта.

Вид страхования. Выберете название вида страхования (страхового продукта) из списка нажав кнопку.

Данные списка для выбора берутся из справочника "Виды страхования". Если в списке нет нужного вида, необходимо проверить:

вид страхования есть в справочнике "Виды страхования" меню "Справочники".

вид страхования совсем не имеет привязки по страховым компаниям либо выбранная страховая компания есть в списке привязки, проверяется так же в справочнике "Виды страхования".

Номер отчета. Если указать здесь номер, то последующие документы будут нумероваться от него автоматически.

Период отчета. Период за который отчитывается брокер.

5. Заполните таблицу "Страховые полисы". Здесь необходимо указать документы "Страховой полис" и "Оплата" за которые отчитывается брокер. Заполнять таблицу можно добавляя новую строку с помощью кнопки, или в автоматическом режиме:

Нажмите кнопку "Заполнить". Откроется форма заполнения отчёта:

Заполните период за который необходимо обработать документы.

Установите галочку "Отбирать документы по дате забивки" если необходимо чтобы документы отбирались по реквизиту "Дата", в противном случае будут использоваться реквизиты "Дата заключения" и "Дата оплаты".

Если необходимо обрабатывать документы только по конкретному виду страхования укажите его в поле "Вид страхования".

Если необходимо обрабатывать документы только с определённым видом оплаты (наличный, безналичный, прямой) укажите его в поле "Вид оплаты".

Если необходимо чтобы в таблице документов напротив каждого документа был указан реальный бухгалтерский платёжный документ (это бывает необходимо для печати отчёта в некоторые страховые компании), укажите его в поле "Платёжный документ".

Так же можно сделать отбор документов по Агенту и Ответственному (кто забивал документ в программу)

Галочка "Установить отметку" устанавливает отметку напротив каждого документа. В дальнейшем оператор который будет сверять с автоматически заполненной таблицей большое количество подготовленных к отправке полисов может снимать пометку, таким образом проконтролирует данные в программе.

Нажмите "Заполнить".

Документ заполнится полисами и оплатами которые были проданы, но ещё не попадали в отчёты, второй раз (в другой документ "Отчет для страховой компании") полисы и оплаты при автоматическом заполнении в таблицу не попадут.