Primární dokumenty - potvrzení o skutečnosti obchodní transakce. Účetní pravidla Dokumenty obchodních transakcí

kalkulace nákladů na účetnictví

1. Účetní doklad je písemné potvrzení obchodní transakce nebo práva k jejímu provedení (lat. documentum - důkaz, důkaz).

Dokument je nosičem právních a ekonomických informací odrážejících dynamiku pohybu hmotného majetku a finančních prostředků. Na základě podkladů se provádějí veškeré zápisy do účetních evidencí. Prvotní účetní doklady jsou důležité při daňové kontrole jako písemný doklad o skutečnosti, že se jedná o obchodní transakci nebo o právu ji provést, a slouží jako jeden z prostředků pro ověření správnosti a spolehlivosti promítnutí obchodních případů do účetnictví a daní. účetnictví.

Absence dokumentů, byť na první pohled nevýznamných, nebo jejich nesprávné provedení může vést k vážným problémům v interakci obchodních partnerů, zaměstnanců, regulačních orgánů a zřizovatelů. Proto by jedním z nejdůležitějších pravidel účetního mělo být toto: žádný doklad – žádná operace. Navzdory skutečnosti, že jednotliví podnikatelé, stejně jako organizace využívající zjednodušený daňový systém, jsou osvobozeni od účetnictví, neměli by toto pravidlo opomíjet, protože listinné doklady o každé obchodní transakci jsou v daňovém účetnictví klíčové.

Každá obchodní činnost podléhá evidenci prvotního účetního dokladu.

Povinné náležitosti primárního účetního dokladu jsou:

1) název dokumentu;
7) podpisy stanovených osob s uvedením jejich příjmení a iniciál nebo jiných údajů nezbytných k identifikaci těchto osob.

Prvotní účetní doklad musí být vyhotoven v době skutečnosti hospodářského života, a není-li to možné, ihned po jeho skončení.

Formuláře prvotních účetních dokladů schvaluje vedoucí hospodářského subjektu na návrh úředníka, který je pověřen vedením účetnictví. Primární účetní doklad je sestaven na papíře a (nebo) ve formě elektronického dokumentu podepsaného elektronickým podpisem.

Pokud právní předpisy Ruské federace nebo smlouva stanoví předložení prvotního účetního dokladu jiné osobě nebo státnímu orgánu v listinné podobě, je hospodářský subjekt povinen na žádost jiné osoby nebo státního orgánu na vlastní náklady , pořizovat listinné kopie prvotního účetního dokladu vyhotoveného ve formě elektronického dokumentu.

Dokumenty vyhotovené v elektronické podobě musí podle současné legislativy splňovat všechny požadavky na tradiční papírová média:

1) možnost vizuálního prohlížení;
2) možnost získat papírové kopie;
3) dodržování standardních forem dokumentů, možnost jejich dlouhodobého uchování;
4) identifikace osob, které doklad vydaly;
5) omezení přístupu k informacím.

Dokumentace v účetnictví má při řízení podniků prvořadý význam, protože s její pomocí:

1) přítomnost, pohyb a bezpečnost zásob a hotovosti jsou kontrolovány;
2) množství a kvalita práce zaměstnanců a platby za práci jsou kontrolovány;
3) je zajištěno každodenní řízení práce podniku;
4) je zajištěna vnitřní a vnější kontrola (vyšší organizací, finančním úřadem, bankami, nezávislými auditory) nad prací podniku;
5) je prokázána vina (je to důkaz pro soudní orgány) nebo nevina osob v soudním řízení; vypořádání s jinými podniky (institucemi) je kontrolováno.

Kromě toho je na základě dokumentů prováděna předběžná, aktuální a následná kontrola bezpečnosti podnikových prostředků a ekonomické nezbytnosti každé obchodní operace.

Předběžná kontrola - jedná se o kontrolu účelnosti provedení obchodní transakce, kdy řídící pracovníci podepisují dokumenty obsahující příkaz k provedení obchodní transakce.

kontrola proudu vyrobené v průběhu obchodní transakce.

Následná kontrola provádí při převzetí dokumentů a jejich zpracování.

Aby podniky systematizovaly a shromažďovaly informace obsažené v primárních dokumentech přijatých k účetnictví a promítly je do účtů a finančních výkazů, musí účetní registry.

Tyto registry jsou vedeny ve speciálních knihách (časopisy, deníky zakázek, výpisy), na samostatných listech a kartách, discích, disketách a dalších strojových médiích. Tato forma účetnictví se nazývá žurnál-objednávka a používá ji většina organizací. Konstrukce objednávkových deníků a pomocných výpisů je založena na kreditním nebo debetním znaku evidence obchodních transakcí na syntetických účtech. Syntetické účetní ukazatele jsou evidovány podle údajů prvotních dokladů pouze ve prospěch (na vrub) odpovídajících účtů, v souladu s debetními (kreditními) účty.

Se vstupem v platnost 1. ledna 2002 kapitoly 25 části II daňového řádu Ruské federace jsou organizace povinny vést kromě účetnictví také daňové účetnictví.

Potvrzení údajů z daňové evidence jsou:

1) prvotní účetní doklady (včetně osvědčení účetního);
2) analytické registry daňového účetnictví;
3) výpočet základu daně.

Prvotní účetní doklady jsou v tomto případě stejné jako v účetnictví. Přímý výpočet základu daně probíhá v daňových přiznáních. Každý podnik si však musí stanovit analytické registry daňového účetnictví sám za sebe na základě požadavků daňové legislativy a potřeby vést daňové účetnictví pro určité pozice.

Při provádění ekonomických činností organizace se používá poměrně velké množství dokumentů, které se liší účelem a způsobem, jakým se v nich promítají obchodní transakce. V tomto ohledu se dokumenty obvykle třídí podle různých kritérií: podle účelu, podle stupně zobecnění (pořadí sestavení), podle způsobu pokrytí skutečností hospodářského života, podle místa sestavení, podle počtu účetních pozic, podle počtu účetních pozic, podle počtu účetních míst, podle způsobu zpracování, podle toho, zda se jedná o dokumenty, které se týkají ekonomického života. povaha faktů hospodářského života.

Existuje několik způsobů klasifikace dokumentů.

Po domluvě dokumenty se dělí na:

1) administrativní;
2) jednatel (nebo zproštění viny);
3) evidence účetnictví;
4) kombinované.

Administrativní dokumenty obsahovat příkazy k provedení obchodní transakce: plná moc - k přijetí hmotného majetku; bankovní šek - přijímat peníze z bankovního účtu; příkazy k zařazení zaměstnanců do práce, k jejich propuštění, k poskytnutí dovolené zaměstnanci apod. Ve správních dokladech není uvedena skutečnost, že by došlo k obchodnímu styku, tzn., že se neprovádějí zápisy na účetní účty.

Jednatel (nebo zproštění viny)) doklady potvrzují skutečnost obchodní transakce a jsou prvním stupněm účetních informací (nákladní listy, příchozí a odchozí hotovostní příkazy, úkony, hlášení o zboží atd.).

Účetní doklady jsou sestavovány účetním pro následné promítnutí do účtování obchodních případů. Měsíčně tedy účetní provádí výpočet odpisů (opotřebení) dlouhodobého majetku, výpočet odpisů nehmotného majetku atd.

Kombinované dokumenty obsahovat znaky dvou nebo dokonce tří typů dokumentů. Například pracovní příkaz označuje úkol pro práci a skutečný úkol.

Podle povahy zdokumentovaných transakcí rozlišovat mezi dokumenty:

1) hotovost (příchozí a odchozí hotovostní příkazy atd.);
2) materiál (nákladní listy, zprávy o zboží atd.);
3) vypořádání (platební instrukce, příkazy atd.).

Podle objemu evidovaných obchodních transakcí dokumenty se dělí na primární (jednotné) a konsolidované.

Primární (jednotlivé) dokumenty odrážejí jednu obchodní transakci (přepravní list, příchozí hotovostní příkaz atd.).

souhrn, doklady se sestavují na základě více prvotních dokladů pro jejich kombinaci (v pokladní sestavě je evidován každý příchozí a každý odchozí pokladní příkaz, součet za příjem a výdej hotovosti a na konci zůstatek peněz v pokladně pracovní den).

Způsobem použití dokumenty se dělí na jednorázové a kumulativní.

Jednorázové doklady odrážejí jednu obchodní transakci (příchozí hotovostní příkaz atd.).

Kumulativní dokumenty slouží k evidenci homogenních obchodních transakcí prováděných s určitou frekvencí (denně, obden). Například na kartě limitního plotu pro příjem materiálů do výroby je pro každé datum zaznamenán počet uvolněných materiálových aktiv.

Místo kompilace dokumenty se dělí na vnitřní, které se v této organizaci sestavují (příchozí a odchozí hotovostní příkazy atd.), a externí, přijaté od jiných organizací (faktury, dodavatelské faktury, bankovní výpisy z běžného účtu atd.)

Podle počtu odražených předmětů (poloh) dokumenty se dělí na jedno a vícepolohové. Jednopolohové (jednořádkové) jsou určeny pro účtování jednoho typu peněžních prostředků (hotovostní příkaz apod.). Vícepolohové (víceřádkové) se používají k zaúčtování mnoha pozic (mzdy, mzdy atd.).

Podle typu média dokumenty se dělí na papírové a bezpapírové, uložené v paměti počítače, na magnetických páskách, discích apod. Organizace je povinna zajistit ochranu svých informací a pořizovat kopie těchto dokumentů na papír.

2. Na obsah a formu primárních dokumentů jsou kladeny tyto základní požadavky:
1) doklady musí být vyhotoveny v době obchodní transakce nebo bezprostředně po jejím dokončení;
2) musí být dodržena forma dokumentů, která je nejčastěji standardní a tištěná ve speciálních albech standardních forem tiskopisů dokumentů;
3) v dokumentu musí být vyplněny všechny údaje;
4) měly by být stanoveny lhůty pro předkládání dokladů účetnímu oddělení.

V Ruské federaci za účelem jednoznačného porozumění a jednotnosti provedení do 1. ledna 2013 existoval systém standardů dokumentů, který na ně definuje požadavky.

Normy jsou založeny na unifikaci - tj. vývoji požadavků na dokumenty, které odrážejí homogenní operace prováděné v různých podnicích, a na standardizaci - stanovení přísných omezení velikosti a pravidel pro umísťování nápisů v dokumentech.

Dnem 1. ledna 2013 nabývá účinnosti federální zákon č. 402-FZ ze dne 06.12.2011 (dále jen zákon). Tímto zákonem se ruší jednotné sjednocování prvotních účetních dokladů.

Zákonodárce stanovil pouze Povinné údaje primárního účetního dokladu:

1) název dokumentu;
2) datum vyhotovení dokumentu;
3) název ekonomického subjektu, který dokument připravil;
4) obsah skutečnosti hospodářského života;
5) hodnotu přirozeného a (nebo) peněžního měření skutečnosti ekonomického života s uvedením jednotek měření;
6) název funkce osoby (osob), která provedla (dokončila) transakci, operaci a odpovídá (odpovídá) za správnost jejího provedení, nebo název funkce osoby (osob) odpovědné (odpovědné) za správnost registrace akce;
7) podpisy osob uvedených v odstavci 6 s uvedením příjmení a iniciál nebo jiných údajů nezbytných k identifikaci těchto osob.

Formuláře prvotních účetních dokladů používané ekonomickým subjektem musí být schváleny příkazem vedoucího podniku. Je třeba poznamenat, že existují dokumenty, které organizace nemůže změnit z důvodu fungování jiných regulačních dokumentů. Například nařízení Bank of Russia č. 373-P ze dne 12. října 2011 „O postupu při provádění hotovostních transakcí s bankovkami a mincemi Ruské banky na území Ruské federace“ stanoví nutnost používat hotovostní doklady s uvedením kódy odpovídající dokladům z alba sjednocených formulářů: pokladní příkazy, formuláře pokladní knihy. Použití těchto formulářů není povinné pro účetní účely, ale je nezbytné při provádění hotovostních transakcí v souladu s příslušnými předpisy. Jinými slovy, organizace v tomto případě nemá na výběr. Takové dokumenty bude nutné buď vyplnit ručně, nebo bude nutné dokončit software, aby jej mohl doplnit o vlastní tištěné formuláře, což povede k dalším finančním, lidským, dočasným atp. náklady.

Od roku 2013 se také změnil požadavek na schvalování seznamu osob oprávněných podepisovat prvotní účetní doklady. Zejména chybí doložka o podpisu dokumentů vedoucím organizace po dohodě s hlavním účetním. Rovněž není uvedeno, že dokumenty jsou podepsány vedoucím organizace a hlavním účetním nebo jimi pověřenými osobami. Ve výčtu povinných údajů v čl. 9 zákona č. 402-FZ uvádí, že podpisy připojují osoby odpovědné za správnost registrace akce. Proto je nutné stanovit určitá opatření ke stanovení takové odpovědnosti. Úplný nebo částečný převod práv a jakýchkoliv pravomocí, včetně podepisování dokumentů, se provádí na základě plné moci. Rovněž výkon určitých funkcí může být zaměstnanci přidělen objednávkou nebo pracovní náplní.

Na přechodnou dobu je stanoveno toto ustanovení: stanoví-li právní předpisy Ruské federace nebo dohoda předložení prvotního účetního dokladu jiné osobě nebo státnímu orgánu v listinné podobě, je hospodářský subjekt povinen na žádost jiného osoba nebo státní orgán pořídit na vlastní náklady kopie prvotního účetního dokladu v listinné podobě doklad v elektronické podobě.

Podle požadavků zákona existuje ustanovení o prvotních účetních dokladech, podle kterého formy prvotních účetních dokladů schvaluje vedoucí hospodářského subjektu na návrh úředníka, který je pověřen vedením účetnictví.

3. Tokem dokumentů se rozumí vytvoření nebo příjem od jiných podniků, přijetí do účetnictví, zpracování a přenos do archivu primárních dokumentů.

Pohyb prvotních dokladů v účetním (daňovém) účetnictví je řízen harmonogramem pracovních postupů, který může být sestaven ve formě diagramu, tabulky nebo jinak jako příloha účetního postupu podniku pro účetnictví.

Harmonogram zakládá racionální pracovní postup, tzn. pro průchod každého primárního dokumentu je zajištěn optimální počet oddělení a vykonavatelů, je stanovena minimální doba jeho setrvání na oddělení. Harmonogram pracovního postupu může obsahovat seznam prací na vytváření, ověřování a zpracování dokumentů v každé divizi podniku, jakož i konkrétní výkonné osoby s uvedením jejich vztahu a načasování práce.

Odpovědnost za dodržování harmonogramu pracovních postupů, jakož i za včasné a kvalitní vytvoření dokumentů, jejich včasné předání k promítnutí do účetnictví a výkaznictví, za správnost údajů obsažených v dokumentech, nesou osoby, které vytvořily a podepsal je. Kontrolu dodržování harmonogramu pracovních postupů zpravidla provádí hlavní účetní organizace. K sestavení plánu pracovního postupu se používají různé metody. Nejběžnější jsou v popisu účetního procesu pro pracoviště účetních služeb. Na základě výsledků takového popisu jsou pro každé pracoviště účetních zaměstnanců sestaveny seznamy došlých a odchozích dokladů. Dále dochází k seskupení workflow podle oddělení, které je následně spojeno do společného schématu (plánu) workflow pro organizaci jako celek.

Schémata (plány) workflow ve formě mohou být různé (tabulka 1). Každý podnik si samostatně volí pořadí toku dokumentů, což umožňuje maximální kontrolu nad pohybem hodnot, včasné plnění závazků atd.

Každá společnost v rámci své činnosti provádí určité operace. Musí být zaznamenány v účetnictví. To se týká účtů. Podílejí se na podávání zpráv.

Co jsou obchodní transakce

Obchodní transakce (CW) je specifická akce, která mění buď složení majetku, nebo jeho umístění, nebo zdroje jeho vzniku. Také CW může být spojeno se změnami v tvorbě rozpočtu, struktury vlastnictví společnosti, vlastního a vypůjčených prostředků a rezervního kapitálu. Skutečnost obchodní transakce je podkladem pro vytvoření účetního zápisu. Zaúčtování se tvoří na základě dokumentů potvrzujících operaci.

Určitá událost s sebou nese změnu ukazatelů. Například kapitál, výše majetku se může měnit. Hodnoty se mohou zvýšit nebo snížit. Změny vlastního kapitálu způsobují změny měny rozvahy. V důsledku toho se mění i výše aktiv a pasiv.

Příklady obchodních transakcí v účetnictví

Zvažte příklady operací a jejich přibližnou strukturu:

Zásobování. Příklady CW: příjem surovin, převod finančních prostředků dodavateli, vstup surovin do výroby.
Implementace. Příklady CW: výdaje na prodej produktu, příjem tržeb, prodej zboží.
Výroba. Příklady CW: platy zaměstnanců, odpisy dlouhodobého majetku, převzetí práce dodavatele, převod finančních prostředků na dodavatele.

Toto jsou nejběžnější typy obchodních transakcí.

Typy obchodních transakcí

Zvažte tabulku s klasifikací obchodních transakcí:

Dopad na rovnováhu	Debetní korespondence	Korespondence o půjčce
Změna aktiv	Aktivní	Aktivní
Změna stavu pasiv	Pasivní	Pasivní
Nárůst aktiv a pasiv	Aktivní	Pasivní
Snížení hodnoty aktiv a pasiv	Pasivní	Aktivní

Jedná se o čtyři typy transakcí, které jsou klasifikovány podle způsobu, jakým ovlivňují rozvahu.

Podívejme se podrobněji na typy účtování (A je aktivum, P je závazek, O je obrat):

1 typ. Transakce, které snižují jednu položku aktiva zvýšením jiné. Příklady typu 1: zboží dorazilo na sklad, peníze jsou odeslány z účtu do pokladny. Zároveň se mění struktura majetku, ale konečná částka zůstává stejná.
Tento typ má následující vzorec:
Zůstatek + O na vrub účtu 1 - O ve prospěch účtu 2 \u003d P zůstatek.
2 typ. Příspěvky, které mění články odpovědnosti. Příklady typu 2: násobení rezervního kapitálu změnou výše zisku. CW zároveň způsobuje změnu struktury zdrojů finančních prostředků, ale konečné hodnocení zůstává stejné.
Tento vzorec patří do tohoto typu:
Zůstatek = zůstatek P + O ve prospěch účtu 1 - O na vrub účtu 2.
3 typ. Akce zvyšující hodnotu majetku a závazků společnosti. Příklad: operace prodeje dlouhodobého majetku, získání úvěru. Účty mění zůstatkové měny.
Vzorec:
Zůstatek + O na vrub účtu 1 \u003d Zůstatek P + O ve prospěch účtu 2.
4 typ. Akce, které snižují hodnotu závazků nebo výši vlastního kapitálu snížením objemu aktiv. Příklad: vyrovnání s dodavateli. V tomto procesu se aktiva i pasiva snižují.
Vzorec:
Zůstatek - O na vrub účtu 1 \u003d Zůstatek P - O ve prospěch účtu 2.

Operace jsou také klasifikovány podle jejich obsahu:

Materiál. Předpokládejme pohyb zboží a materiálů.
Finanční. Předpokládá pohyb finančních prostředků.
Odhadovaný. Vyrovnání s dodavateli.

Typ operace závisí na vlastnostech jejího odrazu v účetnictví.

Jak nastavit typ operace

Chcete-li určit typ transakce, musíte analyzovat, které účty byly použity v transakcích a jaké změny v měně zůstatku byly provedeny. Následující informace usnadní určení (A - aktivní, P - pasivní):

Aktivní XO. Korespondence: oba účty A. Dt se zvyšuje a Kt klesá. Bilance se nemění.
Pasivní XO. Korespondence: oba účty P. Dt klesá, Kt - roste. Bilance se nemění.
Smíšené XO na vzestupu. Korespondence: Dt - A, Kt - P. Dt a Kt se zvyšují. Bilance se zvyšuje.
Smíšené XO pro snížení. Korespondence: Dt - P, Kt - A. Ukazatele Dt a Kt klesají. Zůstatek se sníží.

Chcete-li přesně určit typ operace, musíte mít informace o účtové osnově, struktuře rozvahy.

POZNÁMKA! Aktivum je majetkem společnosti a závazek je zdrojem tohoto majetku. Existují smíšené formy aktiv i pasiv.

Účetní zápisy v závislosti na typu transakce

Zvažte účtování pro první typ obchodních transakcí:

Směr výroby surovin: Dt20 KT10.
Příjem peněžních prostředků od kupujícího: Dt51 KT60.
Směr finančních prostředků do pokladny: DT50 KT51.

Účetní zápisy pro transakce typu 2:

Srážková daň z příjmu fyzických osob ze mzdy: Dt70 KT68.
Navýšení rezervy na úkor zisku: Dt84 Kt82.
Záloha dodavateli z vypůjčených peněz: Dt60 Kt66.

Zaúčtování transakce typu 3:

Příjem materiálu od dodavatele: Dt10 Kt60.
Výplata mezd: 20 Dt70.
Příjem vypůjčených prostředků: Dt51 Kt66.

Zaúčtování transakce typu 4:

Splátka půjčky: 66 Dt51.
Výplata mezd: 70 Dt51.
Směr platby dodavateli: Dt51 Kt60.

Jedná se o účetní zápisy, které se používají nejčastěji.

Nuance tvorby příspěvků

Každá operace má dvojí povahu. Ovlivňuje současně aktiva i pasiva. Závislost Dt a Kt se nazývá korespondence účtů. Vlevo (na debetu) jsou zaznamenány zbytky majetku společnosti a vpravo (na kreditu) - zdroj jeho výskytu. Účtování musí být zaznamenáno v době transakce.

Každý příspěvek je zdokumentován. Primární dokumentace potvrzuje skutečnost skutečné existence obchodní transakce. Na jeho sestavení pracují nejen účetní, ale i manažeři a vedoucí. Primární dokumentace musí obsahovat následující povinné informace:

Podpisy oprávněných osob.
Informace o osobě odpovědné za operaci.
Informace o obsahu operace.
Datum, kdy byl dokument dokončen.
Typ dokumentu.

Pro snadnější zadávání informací je účtu přiřazeno číslo. Podvojné zadání umožňuje potvrdit rovnost obratu pro Dt a Kt za vykazované období. Pokud se vytvořila nerovnost, je to důkaz chyby. Dvojité zadávání také usnadňuje nastavení obsahu příspěvku.

Příklady

Zvažte příklady zohlednění operací v účetnictví:

Priority LLC obdržela finanční prostředky ve výši 5 tisíc rublů za převedené zboží. V tomto případě bude použito následující zapojení: Dt51 Kt62. Částka transakce: 5 000 rublů. Měna rozvahy v tomto případě zůstává stejná, ale mění se aktiva. Účet vypořádání je doplněn o 5 tisíc rublů, účet „Vyrovnání s kupujícími“ je snížen o stejnou částku.
Na konci vykazovaného období dosáhla společnost Prioritet LLC zisk. Manažer musí vypočítat dividendy ve výši 10 tisíc rublů. Zapojení bude následující: Dt84 Kt75. Výše operace: 10 tisíc rublů. Měna zůstatku zůstává stejná. Mění se pouze pasivní.
Do skladu společnosti Prioritet LLC dorazily suroviny v hodnotě 4 000 rublů. Zapojení bude následující: Dt41 Kt60. Částka: 4 000 rublů. V tomto případě dochází ke změně měny rozvahy.
Prioritet LLC převedla dodavateli finanční prostředky ve výši 5 tisíc rublů na účet dodávky. Zapojení bude následující: Dt60 Kt51. Částka: 5 tisíc rublů.

Transakce odráží částku operace a také primární dokument, na jehož základě byla vytvořena.

Dokumentace obchodních transakcí a doporučení pro identifikaci padělaných dokumentů

Veškeré obchodní transakce uskutečněné jednotlivým podnikatelem jsou doloženy podpůrnými dokumenty. Daňové účetnictví, které jsou povinni vést všichni podnikatelé, je také založeno na primárních dokumentech, pouze seskupených v souladu s požadavky daňového řádu Ruské federace.

Dokument je hmotný předmět s informacemi vytvořenými osobou pro jejich přenos v čase a prostoru, na jejichž základě je vedeno účetnictví a daňové účetnictví. Veškeré obchodní transakce musí být zdokumentovány v pořadí, v jakém jsou prováděny. Tím je zajištěno průběžné účtování všech účetních objektů; právní doložení účetních záznamů, které jsou pořizovány na základě dokumentů, které mají důkazní hodnotu; využití podkladů pro běžnou kontrolu a operativní řízení obchodní činnosti; kontrola nad bezpečností majetku, protože dokumenty potvrzují hmotnou odpovědnost zaměstnanců za hodnoty, které jim byly svěřeny; posílení zákonnosti, neboť doklady slouží jako hlavní zdroj informací pro následnou kontrolu správnosti, účelnosti a zákonnosti každé obchodní transakce při kontrole dokladů, včetně kontrol prováděných finančními úřady. V závislosti na způsobech fixace informací, GOST R 51141 - 98 "Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice", schválený vyhláškou Státní normy Ruské federace č. 28 ze dne 27. února 1998, rozlišuje následující typy dokumenty:

"Ilustrativní dokument" - dokument obsahující informace vyjádřené prostřednictvím obrázku předmětu;
"Fotodokument" - obrazový dokument vytvořený fotografickou metodou;
"Textový dokument" - dokument obsahující řečovou informaci zaznamenanou jakýmkoliv typem písma nebo jakýmkoli systémem pro záznam zvuku;
"Psaný dokument" - textový dokument, jehož informace jsou zaznamenány jakýmkoli typem dopisu;
"Ručně psaný dokument" - písemný dokument, při jehož tvorbě jsou znaky dopisu aplikovány ručně;
"Písemný dokument" - písemný dokument, při jehož tvorbě jsou technickými prostředky aplikovány znaky písmene;
"Dokument na strojovém nosiči" - dokument vytvořený pomocí médií a záznamových metod, které zajišťují zpracování jeho informací elektronickými počítači.

V souladu s požadavky současné legislativy lze rozlišit řadu dokumentů, jejichž přítomnost je povinná pro každého podnikatele. Seznam takových dokumentů uvádíme v tabulce 1.

Stůl 1.

Seznam povinných dokumentů pro jakýkoli druh podnikatelské činnosti.

	Dokument	Základna
	Objednávka účetních zásad pro účely daňové evidence (uvádí se způsob placení daně, vybírá se objekt, schvalují se nestandardní formy prvotních dokladů, postup inventarizace atd.)	Vyhláška Ministerstva financí Ruské federace ze dne 9.12.98 č. 60n „O schválení účetních předpisů“ Účetní politika organizace „PBU 1/98; doložka 12. Článek 167 daňového řádu Ruské federace.
	Příkaz k zúčtovatelným částkám (stanoví okruh odpovědných osob, období, na které jsou prostředky vydávány, maximální výši zúčtovatelné částky)	Dopis Centrální banky Ruska ze dne 4. 10. 93 č. 18 „O schválení postupu pro provádění hotovostních transakcí v Ruské federaci“.
	Objednávka na schválení harmonogramu workflow (schvaluje seznam prací na vytvoření, zpracování, uložení, načasování dokumentace ve stavebních divizích)	Federální zákon č. 129 - FZ ze dne 21. listopadu 1996 (Rev. 28.03.2002) "O účetnictví", "Předpisy o dokladech a pracovních postupech v účetnictví". Ministerstvo financí SSR, 29. července 1983 č. 105.
	Příkaz o vydání prostředků na reprezentační výdaje (vymezuje okruh zaměstnanců, kteří mají právo utrácet peníze, jejich velikost, postup zpracování a lhůty pro podání hlášení)	S.22.p.1, s.2 článek 264 kapitola 25 "Daň z příjmu" daňového řádu Ruské federace.
	Příkaz o schválení seznamu osob oprávněných podepisovat primární dokumenty (stanoví okruh osob oprávněných vydávat povolení k obchodním transakcím, podepisovat primární dokumenty)	P 14 Nařízení o účetnictví a finančním výkaznictví v Ruské federaci, schváleného nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 29. července 1998 č. 34n.
	Příkaz o jmenování inventarizační komise (stanoví seznam osob zařazených do konkrétní komise pro inventarizaci hmotného majetku, dlouhodobého majetku, hotovosti)	Vyhláška Ministerstva financí Ruska ze dne 13. června 1995 č. 49 "O schvalování pokynů pro inventarizaci majetku a finančních výsledků". Vyhláška Státního statistického výboru Ruska ze dne 18.08.98 č. 88 stanovila jednotné formuláře pro evidenci výsledků inventarizace

Nelze opomenout, že prvotní účetní doklady jsou přijímány k účetnictví, pokud jsou vyhotoveny ve formě obsažené v albech jednotných (standardních) forem prvotní účetní dokumentace. Podobu dokumentu určuje soubor ukazatelů (detailů) a jejich umístění v dokumentech, tzn. zavedení jednotnosti ve složení a formách dokumentů vytvořených v procesu implementace podobných úkolů a funkcí.

Jednotliví podnikatelé jsou povinni používat formuláře prvotních účetních dokladů obsažené v albu jednotných forem prvotních účetních dokladů, schváleném výnosem Státního výboru pro statistiku Ruska ze dne 30. října 1997 č. 71a. (ve znění ze dne 21.01.2003). V tabulce 2 uvádíme například některé standardní formy primární účetní dokumentace, které by měl podnikatel používat.

Tabulka 2

Standardní formy primární dokumentace

Vzorové formuláře lze zakoupit v obchodě nebo vytisknout na počítači z jakéhokoli účetního programu. V druhém případě si můžete vybrat formát, který je pro podnikatele nejvýhodnější. Neexistují zde žádná přísná omezení. Do standardních formulářů je také povoleno uvádět dodatečně např. adresu a telefonní číslo podnikatele. Hlavní podmínkou je, že musí být uloženy všechny podrobnosti poskytnuté Státním statistickým výborem Ruska. Výjimkou jsou doklady o zaúčtování hotovostních operací a bankovních operací - v těchto formulářích nelze provádět žádné změny.

Pokud se použijí jednotné formuláře primárních dokumentů beze změn, můžete si být jisti, že při jakémkoli ověřování budou mít tyto správně provedené dokumenty průkazní hodnotu. Jsou-li doklady, jejichž podoba není uvedena v albech jednotných prvotních dokladů, pravidelně využívána k vyjádření skutečností finanční a ekonomické činnosti podnikatele, pak musí podnikatel tyto formy prvotních účetních dokladů „legitimizovat“ schválením v pořadí podle účetních pravidel.

Podoby primárních dokumentů, které nejsou zajištěny alby jednotných primárních dokumentů, si musí jednotlivý podnikatel vypracovat samostatně s přihlédnutím ke zvláštnostem probíhající podnikatelské činnosti. Podnikatelé si často stěžují, že daňový inspektor při daňových kontrolách nezohledňuje některé doklady. Zpravidla to znamená, že na dokumentu není žádné datum, nejsou dešifrovány podpisy, není tam žádná měrná jednotka atd.

Aby nikdo neměl důvod pochybovat o dobré kvalitě předkládaného dokumentu, vyhotoveného v libovolné, netypografické (na listu papíru v kleci!) formě, musí dokument obsahovat tyto povinné údaje: jméno dokumentu, datum sestavení; příjmení, jméno, patronymie podnikatele, na jehož účet je dokument sepsán; obsah obchodní transakce; měřiče obchodních transakcí (ve fyzickém a peněžním vyjádření); jména funkcí osob odpovědných za provedení obchodní transakce a správnost jejího provedení, vlastní podpisy uvedených osob. Všechny výše uvedené podrobnosti jsou uvedeny v článku 9 zákona č. 129-FZ ze dne 21. listopadu 1996. „O účetnictví“, který neobsahuje požadavek na dešifrování osobního podpisu. Jak však ukazuje obchodní praxe, osobní podpisy osob musí být dešifrovány. Podle našeho názoru zahrnuje složení požadovaného "Podpisu" jak osobní podpis, tak jeho přepis (iniciály, příjmení), což potvrzuje bod 13 příkazu Ministerstva financí Ruska ze dne 29. července 1998 N 34n.

Jednotliví podnikatelé by měli věnovat pozornost dopisu Ministerstva financí Ruska ze dne 05.04.2004 N 04-03-1 / 54 „O požadavcích na vyplnění údajů na fakturách“, ve kterém se uvádí, že faktury vystavené po 1. březnu 2004 , ve kterých nejsou žádné přepisy podpisů vedoucího a hlavní účetní, se považují za vystavené s porušením vyplnění požadovaných údajů a částky DPH vystavené na těchto fakturách nelze odečíst na základě odstavce 2. článku 169 daňového řádu Ruské federace. Existuje GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování", přijatá vyhláškou o státní normě Ruska ze dne 03.03.2003 N 65-st, která zahrnuje jak osobní podpis a a a jeho dešifrování.

Důležité je především dekódování podpisu v uzavřených smlouvách. Upozorňujeme, že občanské právo používá užší pojem – „vlastnoruční podpis“, zatímco účetní právo používá pojem širší – „osobní podpis“. Osobní podpis odpovídá na otázku - čí podpis byl vložen. V tomto případě může být osobní podpis: vlastnoruční, faxový nebo digitální.

Ruční podpis znamená, že osoba vložila svůj podpis vlastní rukou. Právo vykonávat určité obchodní operace je obvykle zahrnuto do služebních povinností konkrétních úředníků, kteří uzavřeli pracovní smlouvu s individuálním podnikatelem. Označení polohy tedy slouží ke kontrole zákonnosti operace. Při dekódování podpisu se nejprve vloží iniciály a poté příjmení: A.S. Safin. Dekódování podpisu by se nemělo brát šikmo ani v závorkách. Není dovoleno podepisovat dokumenty s předložkou „pro“ nebo dávat lomítko před název pozice. Opravy je nutné provádět ručně nebo strojopisným způsobem, např.: "herectví", "zástupce."

Kardinální změny posledních let v politické, ekonomické a sociální sféře naší společnosti vedly ke zhoršení kriminální situace a v důsledku toho k trestným činům souvisejícím s paděláním dokladů. Je zřejmé, že každý jednotlivý podnikatel musí znát hlavní rysy falešných dokumentů, aby se vyhnul chybám při určování jejich pravosti a jejich zohledňování. Přijetí padělaných dokumentů pro daňové účetnictví individuálním podnikatelem může vést k nepředvídatelným důsledkům.

Hlavní známky padělání dokumentů jsou následující.

a) nesoulad mezi formou, barvou formuláře a jeho detaily. Ověření takového dokumentu by mělo začít stanovením účelu dokumentu, objasněním pravosti formulářů a hlavního textu v nich obsaženého, jakož i dalších dostupných podrobností - poznámek, podpisů, pečetí, razítek atd.

b) nejednotnost obsahu, pravopisné chyby, chyby v uvádění jmen osob, nestandardní písmo, používání zastaralých formulářů, pečetí, chybějící DIČ, označení nevhodné právní formy organizace atd.

c) doklad obsahuje stopy mechanického nárazu. Například mazání je mechanické odstranění tahů za účelem změny původního obsahu dokumentu. Známky vymazání jsou: porušení struktury horní vrstvy papíru, v důsledku toho se stává drsnější, což se projeví při zkoumání dokumentu světlem. Objevují se nařasená vlákna, detekovatelná v šikmém světle. Papír se stává tenčím a při pohledu přes světlo vypadá průhledněji. Při mazání se často poškodí tahy pravítka, ochranná mřížka a blízké psané znaky. Zároveň zůstává reliéf smazaného textu, který se na rubové straně listu jeví jako vybouleniny. Nově psaná písmena, číslice mají zubaté okraje tahu z důvodu zvýšené savosti hrubého papíru. Pokusy o vyhlazení poškozených míst zanechávají zvýšený lesk papíru, pruhy hlubokých čar.

Leptání textů dokumentů je odstraňování záznamů nebo jejich částí bělením barvy tahu chemickými činidly (kyseliny, zásady, oxidační činidla). Známky leptání se projevují porušením klížení papíru, zákalem nebo změnou barvy papíru v místech leptání. Papír v těchto místech často získává nažloutlý odstín; praskliny, změna barvy nebo změny záznamů pořízených v oblasti ovlivněné leptadlem; přítomnost zbytků slabě viditelných tahů původního textu, záznamy různých barev, rozdíl v luminiscenci oblasti vystavené leptání a zbytku povrchu dokumentu. Známky leptání jsou detekovány pomocí elektrické lampy, lupy, prostřednictvím světla, pomocí lékařské ultrafialové lampy atd.

Mytí je metoda padělání, která spočívá v odstranění tahů z povrchu dokumentu pomocí různých rozpouštědel. Takto jsou zfalšovány například údaje o dokumentu (bankovní spojení, otisk pečeti, sídlo dodavatele, samotný text dokumentu atd.), zhotovené na laserové nebo inkoustové tiskárně. Nakapou nebo nanesou rozpouštěcí kapalinu na požadovaný fragment dokumentu, počkají, až uschne, a poté z dokumentu sfouknou prášek z kazety. Potom v závislosti na úkolu používají sčítání, vkládání atd. potřebné informace.

Pečlivé prostudování dokumentu může vždy určit stopy dodatků nebo záznamů na místě smazaného textu. Dodatek spočívá ve změně původního obsahu dokumentu přidáním nových písmen, číslic, slov a jejich kombinací na prázdná místa. Znaky doplnění jsou následující: rozdíly v barvě a odstínech tahů původních a nových hesel, umístění jednotlivých hesel v textu, v šířce tahů a propracování rukopisu, ve kterém porovnávaná hesla jsou vyrobeny; stlačené nebo zvětšené mezery mezi písmeny, slovy, řádky; přítomnost nečistot v některých tahech, jejich nepřítomnost v jiných a tak dále.

Doplnění lze zjistit identifikací logických rozporů při studiu obsahu dokumentu. Vzhledem k tomu, že se přidávání obvykle provádí pomalým tempem, téměř se perem nedotýká papíru, vypadají písmena a číslice příliš klikatě, nerovnoměrně, začátky a konce tahů jsou otupené.

Falešné formy dokumentů se vyrábějí pomocí kopírek, počítače - skenováním nebo výběrem vhodného písma. Formy, kované kresbou, se vyznačují nerovnoměrnou tloušťkou tahů, nestejnou velikostí.

Pro ručně rytá klišé je charakteristické nestandardní písmo, zlomy v oválných prvcích znaků, sinusová linie, zrcadlový obraz znaků atd. Pro klišé vytvořené fotozinkografickou metodou jsou vlastní: ztluštění vrstvy barvy podél okrajů tahů a prohlubování tahů písmen, změna velikosti tisku oproti originálu v důsledku porušení měřítko střelby, nedostatečná zřetelnost drobných tahů a detailů, nerovné hrany a zlomy v tahech, tvorba zaoblených rohů při leptání kyselinou.

V praxi existují následující způsoby, jak zfalšovat požadovaný „podpis“:

z paměti, když je podpis reprodukován na základě zapamatování dříve viděného podpisu;
kresba, kdy je podpis reprodukován pomocí pravých podpisových vzorků;
kopírování, když je podpis nakreslen inkoustem nebo kuličkovou pastou.

Existuje několik technik pro padělání podpisu kopírováním:

ke světlu;
použití uhlíkového papíru;
mačkáním tahů špičatým předmětem s následným sledováním stop tlaku;
pomocí látek s kopírovací schopností (výroba intermediálního klišé);
metoda fotoprojekce;
pomocí počítačového skeneru.

Padělání fotografickými prostředky nebo pomocí skeneru se vyznačuje úplnou shodou studovaného podpisu s tím, se kterým byla kopie přijata. Faksimile je obvykle zhotovena fotografickými prostředky a pomocí skeneru. Podpisy aplikované na faksimile mají mikrostrukturu tahu specifickou pro pryžová, polymerová nebo kovová klišé. Mnoho známek tohoto typu padělání podpisu lze odhalit při zkoumání dokumentu lupou nebo mikroskopem. Ve všech případech, kdy se provádí zkoumání podpisu, je porovnáváno se vzory podpisu osoby, jejímž jménem bylo provedeno. V poslední době se rozšířil elektronický digitální podpis. Právní odůvodnění možnosti zavedení systému elektronického podpisu je definováno v čl. 434 odst. 2 občanského zákoníku Ruské federace.

Elektronický digitální podpis je ve skutečnosti počítačový program, který zašifruje dokument a přidá k němu data vlastníka podpisu. Tím je zajištěno, že podpis je neoddělitelně spojen s konkrétním dokumentem. Navíc vzhledem k vlastnostem samotného EDS nebude moci jeho vlastník odmítnout skutečnost podpisu. Elektronický podpis je doprovázen dvěma klíči, které jsou uloženy v souboru nebo na speciálním zařízení. První klíč je soukromý. Majitel podpisu jej uchovává v přísné důvěrnosti. A druhý klíč je otevřený. Je veřejně dostupný a dostávají ho ti, kteří potřebují ověřit platnost podpisu – finanční úřad, obchodní partneři, banky. Chcete-li používat EDS, musíte mít oba klíče. Vydávají je certifikační centra, která mají licenci k vydávání programů pro instalaci digitálních podpisů. Bez „soukromého klíče“ není možné zfalšovat elektronický podpis. Podle odstavce 1 článku 4 zákona ze dne 10. ledna 2002 N 1-FZ „O elektronickém digitálním podpisu“ je stav digitálního podpisu stejný jako vlastnoruční podpis na dokumentu.

Pro vytvoření systému smluvních vztahů využívajících elektronický podpis jsou smluvní strany povinny podepsat smlouvu o společném užívání systému elektronického podpisu.

Prostředky elektronického digitálního podpisu jsou certifikovány speciálními organizacemi (Státní technická komise), které zaručují, že do určité doby nebude možné elektronický dokument změnit nebo dojde k „zfalšování podpisu“. Doba trvání takových záruk není dlouhá - ne více než 10 let. Po uplynutí této lhůty musí být dokument znovu podepsán, případně obdržet dodatečné potvrzení jeho pravosti a spolehlivosti. Na základě výše uvedeného lze podnikatelům doporučit, aby se při vystavování hotovosti, bankovních dokladů, směnek, smluv podepisovali tak, že napíšou celé své příjmení, což není snadné zfalšovat.

V praktických činnostech podnikatelé bezvýhradně důvěřují pečeti a razítkům na listině. Při analýze dobré kvality dokumentu je třeba věnovat pozornost pečeti, aby nebylo pochyb o pravosti otisků pečetí a známek. Existují následující hlavní způsoby, jak pečeť padělat:

tisk kreslení na samotný dokument;
získat dojem pomocí domácího klišé;
kopírování pravého tisku na falešný dokument.

Nakreslení obrázku pečeti nebo razítka na dokument je nejjednodušší způsob padělání. Má tyto vlastnosti: nestandardní písmo a nerovnoměrné umístění textu, asymetrie písmen, slov a čar, zkreslení kreseb (erb, emblémy), přítomnost gramatických chyb v textu, jeho nesprávný sémantický obsah, stopy po tisková příprava (vpichy papíru z kružítka, zbytky tahů tužkou).

Při otiskování pečeti nebo razítka pomocí podomácku vyrobeného klišé (z pryže, linolea, dřeva atd.), sestaveného z typografických písmen, zůstávají charakteristické znaky: nestandardní písmo, nestejné velikosti písmen a mezery mezi nimi, chybějící řez -odřezky v písmenech, zrcadlově obrácená písmena a znaky, nerovnoměrné rozložení barviv v tisku, tortuozita v zesílení tahů, přerušované linie čar. Pokud je potisk proveden ručně vyrobeným falešným setem nebo vystřiženým klišé, písmena nejsou oválná, ale hranatá, s extra řádky tahů, zobrazujícími texturu materiálu a patrný je i nerovnoměrný tisk.

Jednou z „tradičních a historických“ metod je kopírování otisku pečeti na falešný dokument pomocí vařeného vejce nebo syrové brambory rozpůlené, což lze při pečlivém prohlížení dokumentu celkem snadno odhalit. Otisk, který nebyl proveden v organizaci, kde byl dokument vydán, je přemístěn, aby byl padělek skryt, a namazán, aby jej nebylo možné přečíst.

Pokud je tiskový otisk přenesen do dokumentu pomocí technologie kopírování nebo skenování, můžete při zkoumání zadní strany stránky dokumentu odhalit padělek. Na něm zpravidla nedochází k pronikání tiskového barviva do struktury papíru.

Falšování tiskařských klišé pomocí syntézy počítačových a fotopolymerních technologií je nebezpečné. Neméně nebezpečný je další jev: takzvané samosazné plomby. Jejich sadu koupíte v běžném papírnictví. Zakoupením takové sady můžete vyrobit pečeť jakékoli organizace včetně razítka. Padělané otisky pečetí vyrobené posledními dvěma uvedenými metodami nelze rozpoznat, pokud pravá pečeť není opatřena moderními bezpečnostními metodami.

Stále rozšířenější jsou provozní prostředky komunikace, zejména faxová komunikace. Používá se k odesílání faxů. Fax - dokument přijatý pomocí speciálního zařízení prostřednictvím telefonních kanálů. Fax je kopie přenášeného dokumentu. Faxem lze odeslat jakýkoli druh dokumentů. Pokud přijaté faxy obsahují důležité informace a jsou určeny k dlouhodobému použití, doporučujeme je zkopírovat, protože faxový papír má krátkou životnost. Podnikatel však musí pamatovat na to, že tento typ komunikace slouží pouze k předávání provozních informací, neboť dokumenty zasílané faxem nemají potvrzení o své pravosti (ve vzácných případech lze vzít v úvahu dokument zaslaný faxem, kdy je přesná důvěra v to, že jeho originál byl zaslán poštou nebo kurýrem.

Při přijímání primárních dokumentů a jejich ověřování musí podnikatel v první řadě pamatovat na požadavky a pravidla pro vyhotovení dokumentů, které zajišťují jejich právní moc. Aby byla dodržena zákonem stanovená pravidla a požadavky, vyhotovíme memorandum, podle kterého bude podnikatel schopen určit, jaké chyby kontrolovaný doklad obsahuje, složení detailů, zda dochází k opravám atd. (viz tabulka 3).

Tabulka 3

Sdělení pro podnikatele o zajištění dobré kvality dokumentů

	Požadavky na prvotní účetní doklady	Metody implementace
	Primární dokumenty by měly být snadno ověřitelné 1. ve formě; 2. aritmeticky; 3. ve věci samé.	Dokument musí být vyplněn jasně, čitelně, jednoznačně a ve státním jazyce. Zkratky použité při vyplňování dokumentu musí být obecně akceptovány a nepřipouštějí nejednoznačnost.
	Primární dokumenty musí mít právní sílu, tzn. obsahovat řadu povinných údajů, mohou existovat další podrobnosti	Povinné údaje jsou uvedeny v čl. 9 odst. 2 federálního zákona Ruské federace č. 129-FZ „O účetnictví“: název dokumentu, kód formuláře, datum sestavení, obsah obchodní transakce, měřidla (naturální, peněžní ), názvy funkcí odpovědných za obchodní transakci a správnost jejího provedení, jejich podpis.
	Primární dokumenty musí být sestaveny prostředky, které zajistí uchování záznamů v nich po dlouhou dobu.	Zápisy do primárních dokumentů musí být provedeny inkoustem, pastou pro kuličkové pero, na psacím stroji, s využitím výpočetní techniky. (je zakázáno používat jednoduchou tužku, inkoust a červené pasty).
	Chyby v primárních dokladech jsou opraveny tak, aby bylo možné přečíst opravený, opravy nejsou povoleny v pokladních a bankovních dokladech	Opravy v hotovosti a bankovních dokladech nejsou povoleny. Ve všech ostatních dokladech se opravy provádějí následovně: nesprávné údaje zapsané v dokladu se přeškrtnou, u přeškrtnutého se provede správný zápis; vedle provedených oprav nebo na okrajích dokumentu je napsáno "Opraveno ..."; osoba, která provedla opravy, tento záznam podepíše a uvede datum opravy; pod opraveným zápisem byly znovu podepsány všechny osoby, které dokument podepsaly před opravou. Proces opravy je vždy časově náročný, je jednodušší dokument znovu vytvořit.
	Evidence operací, které jsou v rozporu se zákonem a stanoveným postupem pro nakládání s hotovostí a jinými cennostmi, není povolena.	Doklad se vyhotovuje v době transakce nebo, není-li to možné, ihned po jejím dokončení; Dokument musí být podepsán oprávněnými osobami (seznam osob je zřízen příkazem podnikatele).

Je třeba připomenout, že osoby, které tyto dokumenty vytvořily a podepsaly, jsou odpovědné za spolehlivost a správnost provedení dokumentů, jejich předání ve stanovených lhůtách účetnímu oddělení jednotlivého podnikatele. Pevně doufáme, že uvedená doporučení pomohou podnikatelům při realizaci obchodních transakcí a stanou se zárukou jejich důvěry ve vlastní správnost.

Shiryaev S.G., poradce daňové služby Ruské federace, hodnost II
Klimová A.D., Art. učitel VZFEI

Dokument je určitým způsobem zakódovaná a na speciálním nosiči upevněná informační zpráva (certifikát), potvrzující, že skutečnost hospodářského života buď existuje, nebo je spáchána nebo musí být spáchána.

Primární účetní doklady - písemné potvrzení o provedené obchodní transakci nebo o oprávnění k jejímu provedení. Podle zákona „o účetnictví“ ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ musí být všechny obchodní transakce evidovány na základě podkladů.

Od 1. ledna 2013 nejsou formuláře prvotních účetních dokladů obsažené v albech jednotných forem prvotní účetní dokumentace povinné. Zároveň jsou i nadále závazné formy dokladů používané jako prvotní účetní doklady, zřízené oprávněnými orgány v souladu a na základě jiných federálních zákonů (například pokladní doklady) (informace MF ze dne Rusko N PZ-10/2012).

Každá skutečnost hospodářského života podléhá evidenci prvotním účetním dokladem. Není dovoleno přijímat za účetní doklady, které dokumentují skutečnosti hospodářského života, které se neuskutečnily, včetně těch, které jsou podkladem smyšlených a předstíraných transakcí.

Povinné náležitosti primárního účetního dokladu jsou:

1) název dokumentu;

2) datum vyhotovení dokumentu;

3) název ekonomického subjektu, který dokument připravil;

5) hodnotu přirozeného a (nebo) peněžního měření skutečnosti ekonomického života s uvedením jednotek měření;

6) název funkce osoby (osob), která provedla (dokončila) transakci, operaci a odpovědná (odpovědná) za její provedení, nebo název funkce osoby (osob) odpovědné (odpovědné) za registrace akce;

7) podpisy osob odpovědných za provádění transakcí s uvedením jejich příjmení a iniciál nebo jiných údajů nezbytných k identifikaci těchto osob.

Prvotní účetní doklad musí být vyhotoven v době skutečnosti hospodářského života, a není-li to možné, ihned po jeho skončení. Osoba odpovědná za evidenci skutečnosti hospodářského života zajišťuje včasné předání prvotních účetních dokladů pro evidenci údajů v nich obsažených v účetních evidencích, jakož i spolehlivost těchto údajů. Osoba pověřená vedením účetnictví a osoba, se kterou je uzavřena smlouva o poskytování účetních služeb, neručí za soulad prvotních účetních dokladů sestavených jinými osobami s uskutečněnými skutečnostmi hospodářského života.

Podobu prvotních účetních dokladů určuje vedoucí hospodářského subjektu na návrh úředníka, který je pověřen vedením účetnictví. Formuláře primárních účetních dokladů pro organizace veřejného sektoru jsou stanoveny v souladu s rozpočtovou legislativou Ruské federace.

V souladu s federálním zákonem ze dne 6. dubna 2011 N 63-FZ „O elektronickém podpisu“ (ve znění pozdějších předpisů ze dne 2. července 2013) v případech, kdy federální zákony a jiné regulační právní akty, které vstoupily v platnost před 1. červencem 2013, stanoví pro použití elektronického digitálního podpisu se používá vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis.

Primární účetní doklad je sestaven na papíře a (nebo) ve formě elektronického dokumentu podepsaného elektronickým podpisem.

V primárním účetním dokladu jsou povoleny opravy, pokud federální zákony nebo regulační právní akty státních účetních regulačních orgánů nestanoví jinak. Oprava v prvotním účetním dokladu musí obsahovat datum opravy a dále podpisy osob, které vyhotovily doklad, ve kterém byla oprava provedena, s uvedením jejich příjmení a iniciál nebo jiných údajů nezbytných k identifikaci těchto osob.

Pokud jsou v souladu s právními předpisy Ruské federace staženy primární účetní doklady, a to i ve formě elektronického dokumentu, jsou kopie stažených dokladů vyhotovené v souladu s postupem stanoveným právními předpisy Ruské federace zahrnuty do účetní doklady.

Seznam osob oprávněných podepisovat prvotní účetní doklady schvaluje vedoucí podniku po dohodě s hlavním účetním.

Typy auditů účetních dokladů. Všechny prvotní doklady přijaté účetním oddělením musí být zkontrolovány formou, aritmeticky a podstatou - to je jedna z fází zpracování účetnictví. Při formální kontrole se zjistí, zda byl použit formulář příslušného formuláře, zda jsou uvedeny všechny potřebné náležitosti, zda dokument obsahuje potřebné podpisy, zda v něm nejsou výmazy, skvrny a blíže nespecifikované opravy. Kontrola počítání vám umožňuje zjistit správnost aritmetických výpočtů, výsledky zdanění. Účelem věcné kontroly je zjistit zákonnost a účelnost obchodní transakce zaznamenané v dokumentu. Dále kontroluje, zda byla operace skutečně provedena a v uvedeném rozsahu. Pokud jsou v pokladních a bankovních dokladech nalezeny chyby, měly by být přepsány, opravy v nich nejsou povoleny. Není dovoleno provádět transakce, které jsou v rozporu se zákonem a stanoveným postupem nakládání s hotovostí a jinými cennostmi.

Způsoby kontroly:

pevný

selektivní

Solidní, to je samozřejmě celá primárka za sledované období. Při auditech pod ni zpravidla spadá pokladna, banka, mzda vedení a hlavní účetní.

Výběrová metoda - kontrola určité části pole dokladů, pokud se jedná např. o zálohové výkazy, tak dle uvážení kontrolora doklady za sudé měsíce, za určité čtvrtletí, případně výkazy z takového a takového počtu do takové a takové, obecně vše závisí na fantazii inspektora a na tom, jak moc připouští, že v této oblasti můžete mít chyby a porušení (tzv. míra auditních rizik).

Co se týče způsobů.

1. Kontrola samotného dokumentu:

ü přítomnost povinných údajů - datum, podpisy odpovědných osob, obsah operace atd.

ü logické řízení - porovnání obsahu operace a nákladů; odráží fyzické vlastnosti s množstvím dokumentu; datum dokumentu a období, ke kterému je připojen;

zákonnost operace nebo její ekonomická proveditelnost;

ü aritmetická kontrola - zda jsou v hlavní knize součty se součtem pozic, obraty za deníky s obraty atd.

2. Inventarizace - porovnání účetních dat se skutečnou dostupností.

3. Analytické postupy – mnoho různých technik, například porovnávání objemu výkonu a spotřeby zdrojů: elektřiny, materiálů atd.

4. Využití externích zdrojů informací – křížová kontrola (dokumenty a (nebo) informace jsou požadovány od protistran, regulačních orgánů).

Tok dokumentů je systém pro vytváření, tlumočení, přenos, příjem a archivaci dokumentů v organizaci od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až po dokončení provedení nebo odeslání. Elektronický systém správy dokumentů kontroluje provádění práce s dokumenty a chrání dokumentaci před neoprávněným přístupem.

Tok dokumentů- jedná se o jeden z nástrojů řízení podniku, který slouží k výměně elektronických informací jak v rámci podniku (mezi zaměstnanci podniku), tak s externími protistranami. Existuje také něco jako „kancelářské práce“, které se často používá jako synonymum pro výraz „tok dokumentů“, ale měly by být odděleny. Kancelářská práce je soubor opatření v organizaci pro dokumentární podporu managementu. Pojem „tok dokumentů“ zase popisuje pohyb dokumentů v rámci dokumentární podpory managementu.

Tok dokumentů v organizaci může být centralizován a prezentován na úrovni konkrétních oddělení. V centralizovaném pracovním postupu se berou v úvahu tři hlavní typy dokumentů: příchozí (od externích protistran), odchozí (z oddělení) a interní (pro distribuci v rámci organizace).

Existuje několik hlavních fází Pracovní postup:

ü Sestavení dokladu (při obchodní transakci)

ü Převod na účetní oddělení

ü Ověření přijatých dokladů účetním

ü Zdanění, seskupení a systemizace dokladu v účetním oddělení

ü Uložení do archivu (poslední fáze životního cyklu dokumentu v rámci workflow)

Hlavním komunikačním problémem podniku střední úrovně je problém spojený s tok dokumentů. Tok dokumentů může být nekvalitní, nespolehlivý, neformalizovaný atd. Tyto problémy jsou zdrojem ztráty informací, neproduktivních nákladů na podnikové zdroje, které se v konečném důsledku projeví ve finančních ztrátách. Prostředkem regulace (normalizace) interakce u takového podniku je optimalizace workflow a jeho následná automatizace, tzn. stvoření elektronické systémy pro správu dokumentů (nebo EDMS). Automatizace workflow přitom často probíhá souběžně s nastavením a automatizací účetnictví v podniku.

Systémy automatizace pracovních postupů se v zahraničí začaly široce používat dříve než v Rusku a vyvinula se vlastní terminologie popisující různé oblasti správy elektronických dokumentů. Existuje celá třída produktů pro automatizaci workflow, tzv. systémy elektronické správy dokumentů neboli EDMS.

Na nejrozšířenější platformě v Rusku "1C:Enterprise 8.2." Kompletní správa dokumentů na 1C se objevily spolu s vytvořením platformy 1C:Enterprise 8, kdy byla distribuce programů rodiny 1C přeorientována z malých na střední a korporátní segmenty podniků. Elektronická správa dokumentů je atributem kompletního informačního systému.

Softwarové produkty založené na platformě 1C jsou tradičně silné v oblasti účetnictví a managementu. Vztahující se k správa dokumentů na 1C má řadu dalších výhod. Patří mezi ně plnohodnotná integrace s přihlašovacími údaji – dokumenty a adresáři, bez kterých nelze vybudovat systém integrované automatizace podnikových procesů.

Existuje řada standardních aplikací systému elektronické správy dokumentů 1C, například automatizace smluvních prací. Ale řešení takových úloh, jako je personální workflow, práce se služebními cestami a zálohovými výkazy, žádosti o finanční prostředky, podpůrné procesy pro prodej, nákup, výrobní a skladové workflow, lze řešit pouze v jediném informačním systému s účetním programem. Například na platformě 1C 8.2. elektronický systém správy dokumentů „: Process Management“ může pracovat v jediné databázi s produktem „1C: Payroll and Personal Management“ nebo „1C: Production Enterprise Management“, který umožňuje komplexně řešit oba funkční úkoly (například nábor ) a účetní (akruální mzda) a manažerské (přijímání motivačního rozhodnutí o zvýšení platu nebo pokuty) a úkoly interakce a přenosu informací (předávání dokumentu po trase spojené s včasným upozorněním všech zainteresovaných účastníků na proces v souladu s dříve schváleným postupem). Funkčnost softwarových produktů, které řeší problémy s interakcí, je standardem i pro systémy elektronické správy dokumentů.

Kontrola podnikových zdrojů, řízení a organizace správné práce útvarů, optimalizace a zlepšování práce podniku jsou řešeny pomocí elektronického systému správy dokumentů.

Formuláře formulářů primárních dokumentů klasifikované jako formuláře s přísnou odpovědností musí být číslovány způsobem předepsaným ministerstvy a odbory (číslování, typografická metoda).

Odpovědnost za včasné a správné vyhotovení dokladů, za správnost údajů, jakož i za včasné předání dokladů účetnímu oddělení nesou osoby, které tyto doklady sestavily a podepsaly.

Pravidla toku dokumentů a technologie zpracování účetních informací jsou schváleny jako součást účetní politiky přijaté podnikem. Pro racionální organizaci workflow v podniku musí být harmonogram workflow schválen příkazem (pokynem) vedoucího. Kontrolu dodržování harmonogramu pracovních postupů ze strany výkonných umělců provádí hlavní účetní podniku.

Účetní registry.Údaje obsažené v prvotních účetních dokladech podléhají včasné evidenci a akumulaci v účetních evidencích.

Účetní registry - knihy, karty, časopisy nebo samostatné listy získané pomocí výpočetní techniky, magnetických pásek, disků, disket a jiných strojových médií určených k systematizaci a shromažďování informací obsažených v primárních dokumentech přijatých k účetnictví, pro reflexi na účetních účtech a ve finančních výkazech . Při vedení účetních registrů na strojových médiích by měla být zajištěna možnost jejich výstupu na papírová média.

Opomenutí nebo výběry nejsou povoleny při evidenci účetních objektů v účetních evidencích, evidenci smyšlených a falešných účetních objektů v účetních evidencích. Imaginárním účetním objektem se rozumí neexistující objekt promítnutý do účetnictví pouze zdání (včetně nesplněných výdajů, neexistujících závazků, skutečností hospodářského života, které se neuskutečnily), předstíraným účetním objektem se rozumí objekt promítnutý do účetnictví namísto jiného předmětu, který to zakryje (včetně podvodných obchodů). Rezervy, fondy stanovené legislativou Ruské federace a náklady na jejich vytvoření nejsou pomyslným předmětem účtování.

Účetnictví se vede podvojným účetnictvím, pokud federální normy nestanoví jinak. Vedení účetních účtů mimo účetní evidence používané ekonomickým subjektem není dovoleno.

Povinné údaje účetní evidence jsou:

1) název rejstříku;

2) název hospodářského subjektu, který rejstřík sestavil;

3) datum začátku a konce vedení registru a (nebo) období, na které byl registr sepsán;

4) chronologické a (nebo) systematické seskupování účetních objektů;

5) hodnota peněžního ocenění účetních předmětů s uvedením měrné jednotky;

6) názvy funkcí osob odpovědných za vedení rejstříku;

7) podpisy osob odpovědných za vedení registru s uvedením jejich příjmení a iniciál nebo jiných údajů nezbytných k identifikaci těchto osob.

Formuláře účetních registrů schvaluje vedoucí hospodářského subjektu na návrh úředníka, který je pověřen vedením účetnictví. Formuláře účetních registrů pro organizace veřejného sektoru jsou stanoveny v souladu s rozpočtovou legislativou Ruské federace.

V souladu s federálním zákonem č. 63-FZ ze dne 6. dubna 2011 (ve znění ze dne 2. července 2013) v případech, kdy federální zákony a jiné regulační právní akty, které vstoupily v platnost před 1. červencem 2013, stanoví použití elektronický digitální podpis, vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis.

Účetní evidence je sestavena na papíře a (nebo) ve formě elektronického dokumentu podepsaného elektronickým podpisem.

Pokud právní předpisy Ruské federace nebo smlouva stanoví předání účetní evidence jiné osobě nebo státnímu orgánu v listinné podobě, je hospodářský subjekt povinen na žádost jiné osoby nebo státního orgánu provést na svém vlastním nákladem na papírových kopiích účetní evidence vyhotovené ve formě elektronického dokumentu.

Opravy nepovolené osobami odpovědnými za vedení uvedené evidence nejsou v účetní evidenci povoleny. Oprava v účetní evidenci musí obsahovat datum opravy a dále podpisy osob odpovědných za vedení této evidence s uvedením jejich příjmení a iniciál nebo jiných údajů nezbytných k identifikaci těchto osob.

Pokud jsou v souladu s právními předpisy Ruské federace staženy účetní registry, a to i ve formě elektronického dokumentu, jsou kopie odebraných registrů vyhotovené způsobem stanoveným právními předpisy Ruské federace součástí účetních dokladů.

Bez ohledu na způsob účtování se vychází z dokumentace, kde dokumenty hrají roli primárních nositelů účetních informací (uzavřených obchodních případů). Seskupování, zobecňování a akumulace denních operací se provádí v účetních registrech vytvořených podniky v souladu s obecnými metodickými zásadami. Registry ve vzhledu jsou rozděleny na karty, volné listy a knihy, obsahově - na registry analytického, syntetického účetnictví a kombinované, to znamená, že kombinují tyto dva typy účetnictví.

Klasifikace dokumentů. Složení a analýza struktury dokumentů na tomto základě umožňuje posoudit poměr objemů vnitřního a vnějšího oběhu dokumentů v organizaci, analyzovat stupeň autonomie činností podniku (výpočet poměru jednotek příchozích informací a interní informace), hodnotit aktivitu oběhu organizace ve vnějším prostředí (podle podílu odchozích dokumentů).

Po domluvě doklady se dělí na doklady správní, výkonné, kombinované a účetní.

manažerský dokumenty obsahují objednávky, pokyny k výrobě, provádění některých obchodních operací (příkazy vedoucího podniku a osob jím pověřených k provádění obchodních operací).

výkonné dokumenty osvědčovat skutečnost obchodních transakcí. Patří mezi ně příkazy k příjmu (akceptace) materiálů; akty převzetí a vyřazení dlouhodobého majetku; doklady o převzetí od pracovníků hotových výrobků apod. Prováděcí listiny podepisují osoby odpovědné za realizaci obchodních operací a za správnost jejich provedení v listinách, např. vedoucí dílen, skladníci (skladníci), mistři apod. .

Kombinovaný dokumenty jsou jak administrativní, tak výkonné. Patří sem: příchozí a odchozí hotovostní příkazy; mzdové výkazy pro vystavení mezd zaměstnancům podniku; předběžné hlášení odpovědných (vyslaných) osob atd.

Účetní doklady se sestavují v případě, kdy nejsou k dispozici další podklady pro evidenci obchodních případů, nebo při sumarizaci a zpracování prováděcích a administrativních dokumentů. Patří sem certifikáty, distribuční výkazy, výpočty rezerv, účetní závěrky atd.

Doklady používané v účetnictví se také dělí na jednorázové a kumulativní.

Jednou primární dokumenty sepisují každou obchodní transakci a jsou sestavovány v jednom kroku.

Kumulativní dokumenty vznikají v průběhu určitého období postupným hromaděním homogenních obchodních transakcí. Na konci období jsou v těchto dokumentech vypočteny součty za příslušné ukazatele. Příkladem kumulativních dokladů jsou dvoutýdenní, měsíční pracovní příkazy, limitní karty pro výdej materiálu ze skladů podniku atd. Akumulační doklady jsou prvkem první etapy systemizace a zobecnění účetních informací.

Sjednocení a standardizace dokumentů. V současné době se používají jednotné, specializované a individuální formy primárních dokumentů. Unifikované dokumenty jsou standardní dokumenty schválené předepsaným způsobem a určené pro evidenci homogenních provozů v organizacích s různými formami vlastnictví a různými oborovými charakteristikami.

V jednotných formách primární účetní dokumentace (kromě formulářů pro účtování hotovostních transakcí) může organizace v případě potřeby zadat další podrobnosti. Vyloučení jednotlivých detailů z jednotných formulářů není povoleno.

Zavedené změny musí být formalizovány příslušným organizačním a administrativním dokumentem organizace. Typické jednotné primární dokumenty jsou vydávány v albech, ve kterých jsou tvořeny v kontextu homogenních úseků účetnictví a mají své vlastní rozlišovací číslo.

Jednotné formy primární účetní dokumentace pro účtování dlouhodobého majetku se vztahují na právnické osoby všech forem vlastnictví působící na území Ruské federace (s výjimkou úvěrových organizací a rozpočtových institucí).

Formuláře poskytují informační kódovací zóny, které se vyplňují v souladu s celoruskými klasifikátory:

řídící dokumentace - OKUD;

podniky a organizace - OKPO;

dlouhodobý majetek - OKOF.

V případě potřeby lze za účelem dodatečné systemizace ukazatelů pro automatizované zpracování dat zadávat další kódy podle kódovacího systému přijatého v organizaci.

Při výrobě polotovarů na základě jednotných forem primární účetní dokumentace je povoleno provádět změny ve smyslu rozšiřování a zužování sloupců a přidávání řádků (včetně volných) a volných listů pro snadné umístění a zpracování potřebných informací. . Hmotným nosičem dokladu může být účetní formulář nebo magnetický disk v závislosti na tom, zda jsou účetní informace zaznamenány na papír nebo magnetická média.

Zavedení jednotných forem primární účetní dokumentace v organizacích na území Ruské federace jako prvku účetní politiky se provádí od začátku finančního roku a musí být formalizováno příslušným organizačním a administrativním dokumentem organizace.

Meziodvětvové jednotné standardní formuláře mají mezisektorovou povahu a používají je všechny organizace. Jsou schvalovány usneseními Státního výboru pro statistiku Ruské federace.

Typické jednotné oborové formuláře jsou specializované formy dokumentů určené pro použití organizacemi v určitých odvětvích. Takže v současné době byly vyvinuty a Státním statistickým výborem schváleny standardní formuláře pro účtování: obchodních operací;

provoz v organizacích veřejného stravování; hotovostní vyrovnání s obyvatelstvem pomocí registračních pokladen;

investiční výstavba a opravy a stavební práce;

práce stavebních strojů a mechanismů;

operace v silniční dopravě;

zemědělské produkty a suroviny.

Jednotlivé formy prvotních účetních dokladů jsou vyvíjeny a používány v organizaci, která má specifické operace, které jsou vlastní pouze v jediném případě. Tyto formy dokumentů musí také obsahovat povinné údaje a musí být schváleny v objednávce na účetní politiku organizace.

Standardizace dokumentů je stanovení jednotných velikostí formulářů podobných dokumentů v souladu s usnesením Státního výboru Ruské federace pro normalizaci a metrologii ze dne 03.03.2003 č. 65-st „O přijetí a implementaci státní normy Ruské federace“.

Požadavky na papírování v souladu s GOST 6.30-2003 „Sjednocené systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace“ byly uvedeny v účinnost 1. července 2003.

Od 1. ledna 2013 nejsou formuláře prvotních účetních dokladů obsažené v albech jednotných forem prvotní účetní dokumentace povinné. Zároveň jsou i nadále povinné formuláře dokladů používané jako prvotní účetní doklady, zřízené oprávněnými orgány v souladu a na základě jiných federálních zákonů (například pokladní doklady).

Stav a perspektivy zavedení „bezpapírového účetnictví“. Vždy byly pokusy o automatizaci účetnictví – počítadla, sčítačky, kalkulačky a nakonec i počítače s programy určenými výhradně pro účetnictví. Pokud jsou moderní počítačové technologie využívány správně a efektivně, může se účetnictví v organizaci dostat na kvalitativně novou úroveň: ukládat papírové dokumenty do archivu a pracovat výhradně s jejich elektronickými kopiemi.

Podle zákona o účetnictví musí být prvotní doklady uchovávány po dobu nejméně pěti let. Prvotní účetní doklady, účetní evidence, účetní (finanční) výkazy, zprávy auditora o nich podléhají uchovávání organizací po dobu stanovená v souladu s pravidly pro organizování státních archivů, nejméně však pět let po vykazovaném roce. Dokumenty účetní politiky, standardy hospodářského subjektu, další dokumenty související s organizací a vedením účetnictví, včetně nástrojů zajišťujících reprodukci elektronických dokumentů, jakož i ověřování pravosti elektronického podpisu, podléhají uchovávání po dobu min. pět let po roce, ve kterém byly naposledy použity pro sestavení účetní (účetní) závěrky.

Úplné převedení účetnictví na bezpapírovou technologii se skenováním veškeré primární dokumentace je stále jen stěží možné, protože mnoho dokumentů z minulých let musí být digitalizováno, elektronické podpisy osob, které mohou potvrdit pravost dokumentů, speciální programy pro správu elektronických dokumentů a další být připraven. Přechod na „bezpapírové účetnictví“ tedy bude pozvolný, neboť lhůty pro uchovávání papírových dokladů končí.

Ve směru omezení papírového oběhu dokumentů se již udělalo mnoho. Například převod faktur a faktur na dodavatele a odběratele. Současná účetní praxe obnáší výrobu dokladů nejprve ve skladu (faktura), poté v účetním oddělení (faktury, faktury), sběr podpisů, zasílání poštou nebo kurýrem.

Počítačová technika dokáže celý proces výrazně urychlit. Skladník dokument (fakturu, předávací list nebo přejímací list) elektronicky vyplní, zadá do programu, účetní vystaví fakturu, digitálně podepíše a odešle příjemci. Počítačový program pro správu dokumentů lze nakonfigurovat tak, aby řídil platby, a to jak z hlediska načasování, tak objemu.

To vše snižuje objem papírových dokumentů a usnadňuje nalezení potřebných informací.

"Účetnictví", N 6, 1999
DOKUMENTACE OBCHODNÍ OPERACE
JAKO ZÁKLAD ÚČETNICTVÍ
Význam dokumentace v účetnictví. Hlavní úkoly, kterým čelí účetní služba jakékoli organizace, jsou:
- vytváření úplných a spolehlivých informací o obchodních procesech a finančních výsledcích činnosti organizace, nezbytných pro operativní řízení, jakož i pro jejich využití investory, věřiteli, daňovými a finančními úřady, bankami a dalšími zainteresovanými stranami;
- zajištění kontroly nad dostupností a pohybem majetku, využíváním materiálních, pracovních a finančních zdrojů v souladu se schválenými normami, standardy a odhady;
- včasná prevence negativních jevů ve finanční a ekonomické činnosti, identifikace a mobilizace rezerv na farmě.
Plnění těchto úkolů přímo závisí na úplnosti a včasnosti promítnutí do účetních účtů obchodních transakcí uskutečněných organizací v rámci její činnosti, které je zase důsledkem doložení provedených transakcí. Spolehlivost účetních informací poskytovaných účetním oddělením organizace svým uživatelům závisí na správnosti jejich implementace. V organizacích by proto procesu dokumentování obchodních transakcí měli věnovat velkou pozornost nejen zaměstnanci účetních služeb, ale také zaměstnanci jiných strukturálních jednotek, protože účinnost účetnictví v organizacích závisí na správné organizaci práce s dokumenty, které jsou písemné potvrzení o uskutečnění obchodní transakce (jejich právní důkazy).
Pokud organizace nevytvořila systém pro organizaci a vedení primárního účetnictví, pak systém řízení nebude efektivně fungovat při přijímání nezbytných manažerských rozhodnutí.
Pokud jde o dokládání obchodních transakcí z pohledu současné právní úpravy, podle § 9 federálního zákona ze dne 21. listopadu 1996 N 129-FZ „O účetnictví“ musí být všechny obchodní transakce evidovány na základě podkladů. Prvotní účetní doklady je přitom možné přijmout do účetnictví pouze v případě, že jsou sestaveny podle formulářů obsažených v albech jednotných forem primární dokumentace. Je tedy zřejmý jeden ze základních principů účetnictví - obchodní transakce, která není řádně provedena, nemá místo jako právní ekonomická událost (neexistuje žádný účetní předmět).
Kromě toho je třeba věnovat pozornost skutečnosti, že daňové úřady mají právo přivést ke správní odpovědnosti úředníky organizace vinné z vedení účetnictví v rozporu s postupem stanoveným zákonem. V tomto případě je takovým porušením nedodržení požadavků předepsaných čl. 9 odst. 1 a 2 uvedeného zákona a souvisejících s dokumentací uskutečněných obchodních případů.
Požadavky na primární účetní dokumentaci. Primární doklady jsou podkladem pro promítnutí informací o uskutečněných obchodních transakcích do účetních registrů. Primární dokumenty zaznamenávají skutečnost obchodní transakce. Mezi hlavní požadavky na primární účetní dokumentaci patří:
- k zaúčtování jsou přijímány pouze doklady, které jsou vyhotoveny ve formě obsažené v albech jednotných forem prvotní dokumentace. V procesu provádění finančních a ekonomických činností, za účelem formalizace dokončených obchodních transakcí, musí organizace předepsaným způsobem používat standardní meziresortní formy primárních dokumentů schválené Státním výborem pro statistiku Ruské federace. V případě potřeby bylo organizacím uděleno právo samostatně vypracovávat samostatné formy primárních dokumentů a účetních registrů, které nejsou v albech jednotných forem primární účetní dokumentace a albech oborově specializovaných forem dokumentů (např. nákup materiálů od jednotlivců). Kromě toho je povoleno provádět změny ve stávajících formulářích, upřesňovat je a upřesňovat, jakož i doplňovat podrobnosti formulářů za předpokladu, že hlavní podrobnosti zůstanou nezměněny;
- primární dokumenty, které jim udělují právní sílu, musí mít tyto povinné údaje: název dokumentu, datum vyhotovení dokumentu, název organizace, pro kterou byl dokument vypracován, obsah obchodní transakce , měřidla obchodní transakce ve fyzickém a peněžním vyjádření, názvy funkcí osob odpovědných za komisionální obchodní transakci a správnost jejího provedení, vlastní podpisy těchto osob.
Kromě uvedených povinných náležitostí mohou být v prvotní účetní dokumentaci uvedeny i další podrobnosti, jejichž povaha je dána obsahem konkrétní operace a jejichž účelem je posílení kontrolní, poznávací a provozní významnosti dokladů;
- prvotní účetní doklady musí být vyhotoveny v době transakce, ve výjimečných případech - ihned po jejím dokončení;
- primární dokumenty by měly odrážet všechny potřebné informace pro přesné určení obsahu a podmínek transakcí, tzn. je nutné vyplnit všechny údaje stanovené ve formě dokumentů;
- opravy dostupné v primární dokumentaci musí být potvrzeny podpisy osob, které dokumenty podepsaly, s uvedením data provedení oprav;
- vyplňování primárních dokumentů by mělo zajistit bezpečnost záznamů po dobu stanovenou pro jejich uložení v archivu.
Klasifikace prvotních účetních dokladů. Všechny dokumenty, které se v současnosti používají v obchodní činnosti, lze klasifikovat podle následujících hlavních znaků.
Po domluvě:
administrativní - dokumenty obsahující povolení k provedení určité obchodní transakce (příkaz vedoucího o vydání peněžních prostředků podle zprávy);
zproštění obžaloby - dokumenty obsahující informace o provedení příkazu (zálohová zpráva);
účetní evidence - doklady, které slouží k vyhotovení účetní evidence za účelem dalšího použití v účetním procesu (výpočet časového rozlišení ze mzdy);
kombinované - doklady, které kombinují znaky administrativních, jednatelských a účetních dokladů (zúčtování - mzdový list na mzdy).
Podle obsahu obchodních operací:
materiál - doklady, které slouží k formalizaci operací pro pohyb zboží - hmotný majetek (příjmový příkaz);
hotovost - doklady určené k evidenci operací s hotovostními a bezhotovostními prostředky podniku (platební příkaz);
vypořádání - slouží k formalizaci vypořádacího vztahu podniku s jeho protistranami za vzniklé závazky (faktura).
Podle objemu zaznamenaných transakcí:
primární - doklady obsahující informace o jedné obchodní transakci (příchozí a odchozí hotovostní příkazy);
konsolidované - dokumenty určené k sumarizaci informací o celém souboru obdobných obchodních transakcí za určité časové období (výkaz pokladny).
Způsob použití:
jednorázové - doklady sloužící k evidenci jedné obchodní transakce (faktura - požadavek na výdej (vnitřní pohyb) materiálu);
kumulativní - slouží k vícenásobným jednorázovým obchodním transakcím (limit - příjmová karta).
Podle počtu zohledněných pozic:
jednořádkové - doklady obsahující jednu účetní pozici;
víceřádkové - doklady obsahující dvě a více účetních pozic (zúčtování - mzdy).
Místo sestavení:
interní - dokumenty vypracované v samotné organizaci pro evidenci vnitřních obchodních transakcí (plná moc k příjmu inventárních položek);
externí - dokumenty přijaté od organizací třetích stran a odrážející vztah organizace s jejími protistranami (žádosti o platbu - příkazy).
Způsob plnění:
vyplněno ručně;
dokončena pomocí výpočetní techniky.
Kromě toho lze všechny uvedené typy účetní dokumentace podmíněně seskupit podle následujících kritérií:
organizačně - administrativní - dokumenty odrážející problematiku obecného řízení organizace a její výrobní a provozní činnosti. Tyto dokumenty sestavují řídící orgány organizace;
finanční - vypořádání - dokumenty, které přispívají k racionálnímu využívání finančních prostředků a shrnují informace o finanční situaci organizace a vypořádání s ostatními účastníky tržních vztahů. Tento typ dokumentu sestavuje účetní služba organizace;
doklady o dodávce a prodeji - hmotné doklady.
Zpracování prvotních dokladů v účetnictví. Hlavní fází účetního zpracování dokladů v organizaci je ověření přijatých prvotních dokladů ve formě, aritmetické ověření a ověření ve věci samé.
Zaškrtnutím formuláře se můžete ujistit, že k dokončení konkrétní obchodní transakce byl použit formulář příslušného formuláře a že jsou vyplněny všechny podrobnosti dokumentu.
Aritmetická kontrola je navržena tak, aby odhalila chyby, které se mohly vyskytnout při vyplňování dokumentu. Pokud dojde k chybám v dokladech používaných ke zpracování hotovostních transakcí (příchozí a odchozí hotovostní příkazy) a bankovních dokladech (šeky, platební příkazy atd.), pak by tyto doklady neměly být přijaty do účetnictví, ale musí být sepsány znovu, bez ohledu na povahy chyby, protože opravy v hotovosti a bankovních dokladech jsou zakázány.
Věcná kontrola je nezbytná pro zjištění zákonnosti a účelnosti prováděné obchodní transakce.
Podle dosavadního účetního postupu by neměly být k exekuci přijímány prvotní doklady o obchodních transakcích, které jsou v rozporu se zákonem a stanoveným postupem pro přijímání, ukládání a vydávání peněz, zásob a jiných cenností. Pokud takové primární dokumenty obdrží účetní oddělení, musí hlavní účetní upozornit vedoucího organizace na nezákonnost konkrétní obchodní transakce. V případě neshody mezi vedoucím organizace a hlavním účetním při realizaci některých obchodních transakcí lze primární účetní doklady o nich přijmout k provedení na základě písemného příkazu vedoucího organizace, který je v tomto ohledu plně odpovědný za důsledky takových operací a zahrnutí údajů o nich do účetnictví a finančního výkaznictví.
Doklady připojené k platebním příkazům ke kreditnímu a debetnímu příkazu, jakož i dokumenty, které sloužily jako základ pro výpočet mzdy, podléhají povinnému zrušení s razítkem nebo ručně psaným nápisem „Přijato“ nebo „Zaplaceno“ s uvedením data (den, měsíc, rok) .
Organizace oběhu dokumentů. V procesu vykonávání podnikatelské činnosti se organizace zabývá mnoha primárními dokumenty. Pořadí jejich zpracování a pohybu v organizaci od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí do předání do archivu se provádí na základě toku dokumentů schváleného organizací. Pravidla toku dokumentů a technologie zpracování účetních informací jsou schváleny jako součást účetní politiky přijaté organizací.
Pro racionální organizaci workflow v organizaci musí být harmonogram workflow schválen příkazem (pokynem) vedoucího.
Zaměstnanci výrobních jednotek a funkčních služeb organizace vyplňují a předkládají dokumenty související s náplní jejich činnosti, dle harmonogramu workflow. K tomu každý účinkující obdrží výpis z rozvrhu. Uvádí primární dokumenty vztahující se k oboru činnosti zhotovitele, načasování jejich předání útvarům organizace.
Odpovědnost za dodržování harmonogramu workflow, kvalitní vyplnění dokumentů, správnost informací v nich obsažených a včasné předání dokumentů tak, aby odpovídaly údajům v účetnictví, jsou osoby, které dokument podepsaly.
Kontrolu dodržování harmonogramu pracovních postupů ze strany výkonných umělců provádí hlavní účetní. Podle článku 3 článku 7 federálního zákona „o účetnictví“ jsou požadavky hlavního účetního na dokládání obchodních transakcí a předkládání nezbytných dokumentů a informací účetnímu oddělení povinné pro všechny zaměstnance organizace.
Postup při stahování prvotních účetních dokladů finančními úřady. Primární dokumenty jsou staženy na základě odůvodněného rozhodnutí úředníka. Zajištění dokumentů se bezpodmínečně provádí za přítomnosti svědků a je sepsáno v protokolu o zabavení, jehož kopie je předána proti přijetí vedoucímu nebo hlavnímu účetnímu organizace. Zajištěné dokumenty jsou uvedeny a popsány v protokolu nebo v popisech k němu připojených s přesným uvedením názvu a čísla zajištěných dokumentů.
V případech, kdy nestačí zajistit kopie dokladů pro provádění konkrétních činností a finanční úřady mají dostatečné důvody se domnívat, že originály dokladů budou zničeny, skryty, opraveny nebo nahrazeny, má úředník právo zabavit originály dokladů způsobem stanoveným článkem 94 daňového řádu Ruské federace.
Podepsán k publikaci A.V. Lugovoy
20.05.1999 Hlavní účetní